Facture pro forma
Aussi connu sous le nom de: proforma
Une facture pro forma est une indication de valeur sans obligation de paiement. Vous l'utilisez lorsque des marchandises franchissent la frontière sans vente, parce que la douane a tout de même besoin d'une valeur en douane.
Quand utilisez-vous une facture pro forma ?
Vous utilisez une facture pro forma lorsque des marchandises franchissent la frontière sans vente. Échantillons, matériel publicitaire, échanges sous garantie, retours au fournisseur, consignation et admission temporaire sont les cas classiques. La douane taxe une valeur en douane, pas une facture que quelqu'un doit payer. Sans indication de valeur, DMS, le système néerlandais de déclaration, refuse la déclaration d'importation, même si personne n'achète les marchandises. C'est autre chose que la fonction commerciale de la même pro forma. Un acheteur la demande souvent avant que l'envoi existe, pour préparer une licence, un crédit documentaire ou une approbation interne. Pour vous comme déclarant, seule compte l'existence d'une vente. S'il y a vente, une facture commerciale s'impose, même si le fournisseur joint encore une pro forma. S'il n'y a pas de vente, la pro forma est l'indication de valeur sur laquelle vous fondez la valeur en douane, selon la méthode du code des douanes de l'Union en l'absence de valeur transactionnelle.
Pourquoi la douane refuse-t-elle une pro forma s'il y a vente ?
S'il y a vente, la valeur transactionnelle est le fondement premier de la valeur en douane. Cette valeur figure sur la facture commerciale : le prix que l'acheteur paie ou doit payer. Une pro forma n'est ni une preuve de paiement ni un montant contractuellement dû. Si vous l'utilisez malgré tout pour une vraie vente, le fondement manque et vous ne pourrez pas justifier la valeur déclarée lors d'un contrôle. Dans les faits, cela arrive lorsque le fournisseur envoie la facture définitive plus tard, ou lorsque l'envoi part avant que la comptabilité ait établi la facture commerciale. Pour le terminal et le transporteur, ce n'est pas un problème. Pour la déclaration, si. DMS demande une valeur statistique et une valeur en douane par article. Ces champs doivent remonter à un document du dossier. Une indication provisoire sans vente ne tient pas si une facture ultérieure montre un autre montant. Si vous recevez les deux documents, la facture commerciale prime. La pro forma peut rester en annexe, mais vous n'en fondez pas la déclaration.
Comment déterminez-vous la valeur sur une facture pro forma ?
Sans vente, il n'y a pas de valeur transactionnelle. Le code des douanes de l'Union applique alors les méthodes secondaires, dans l'ordre : valeur transactionnelle de marchandises identiques, de marchandises similaires, méthode déductive, valeur calculée, puis méthode de dernier recours. Au quotidien, cela signifie : ce que cet envoi aurait valu sur un marché libre, étayé par un tarif, une vente antérieure ou une déclaration de l'expéditeur. Placez cet étayage sur la pro forma elle-même, pas dans un courriel détaché. Indiquez qu'il n'y a pas de vente, pourquoi les marchandises circulent, et comment la valeur a été établie. N'inscrivez pas un montant symbolique d'un euro : la douane y voit une élusion. Pour les échantillons, la valeur peut être la valeur commerciale, avec mention qu'ils ne sont pas destinés à la vente, ou plus basse s'ils ont été rendus inutilisables. Le fret et l'assurance jusqu'à la frontière extérieure de l'UE entrent aussi dans la valeur en douane, même sans vente. Une pro forma qui ne montre que la valeur des marchandises n'est donc pas encore complète pour la déclaration.
Que doit contenir une facture pro forma pour la déclaration ?
La pro forma porte les mêmes données d'identification qu'une facture commerciale, moins l'obligation de paiement. Vendeur et destinataire avec adresse, une description claire par ligne, quantité, poids net, devise, pays d'origine, Incoterm avec lieu, et un numéro de document avec date. Indiquez explicitement qu'il s'agit d'une facture pro forma et qu'aucun paiement n'est dû. Sans cette mention, un contrôleur voit une facture ordinaire avec un montant manquant. La description doit être assez précise pour classer. Sample goods ou spare parts est trop mince pour DMS. Nommez le produit, le matériau, la destination (échantillon, retour, garantie) et, si vous l'avez, le code marchandises. Une ligne par type de produit, pas un seul montant pour tout l'envoi. Pour les retours, vous renvoyez à l'exportation ou à l'importation d'origine, y compris le MRN s'il est connu. L'EORI du destinataire dans l'Union y figure si cette partie est le déclarant ou l'importateur. Sans ce numéro, vous ne pouvez pas lier la partie dans DMS et la déclaration reste sur Niet Compleet.
Comment une pro forma fonctionne-t-elle dans DMS à l'importation ?
Dans DMS, le système néerlandais de déclaration, une pro forma n'est pas un type de document distinct dans le jeu de données. Vous déposez une déclaration d'importation (IMA) ou une mise en entrepôt (STO), avec une valeur en douane par article. Le document du dossier étaye cette valeur. S'il y a vente, c'est la facture commerciale. Sans vente, c'est la pro forma, plus le fret et l'assurance jusqu'à la frontière extérieure. Le déclarant reste responsable de l'exactitude. Reprendre la pro forma de l'expéditeur sans vérifier si la valeur est raisonnable est la même erreur que reprendre une facture commerciale sans lire l'Incoterm. En admission temporaire ou en retour, la déclaration précédente compte aussi : la valeur doit s'aligner sur ce qui a déjà été exporté ou importé, sinon la chaîne de déclarations se rompt. Si vous recevez plus tard une facture commerciale d'un autre montant, vous corrigez la déclaration. À défaut, un contrôle a posteriori produit un recouvrement sur l'écart, plus les conséquences de TVA. Conservez les deux documents au dossier. Aux Pays-Bas, la douane conserve sept ans, conformément à l'obligation fiscale de conservation.
Où les pro forma posent-elles problème dans le dossier ?
Le problème le plus fréquent est une pro forma pour une vraie vente. L'envoi est vendu, le prix figure sur la confirmation de commande, mais le dossier ne contient qu'une indication provisoire. Le déclarant reprend ce montant, la facture définitive arrive deux semaines plus tard avec des majorations ou une autre devise, et personne ne rectifie la déclaration. Lors d'une révision, c'est un recouvrement classique. Le deuxième problème est une valeur d'échantillon trop basse. Un envoi de valeur commerciale déclaré comme sample à un euro ressort à la sélection. La douane peut retenir les marchandises jusqu'à une valeur étayée, et entre-temps le loyer de terminal court. Le troisième problème est une pro forma sans Incoterm, sans origine ou sans ventilation par article. Vous ne pouvez alors ni calculer la valeur en douane ni étayer le code, même s'il y a un total. À l'arrivée, vérifiez si le document est une pro forma ou une facture commerciale, s'il y a une vente, et si valeur, Incoterm et origine figurent sur la feuille. S'il en manque un, le dossier n'est pas complet.