Pro-formafactuur
Ook bekend als: proforma
Een pro-formafactuur is een waardeopgave zonder betalingsverplichting. Je gebruikt hem als goederen de grens over gaan zonder koop, omdat de Douane bij invoer toch een douanewaarde nodig heeft.
Wanneer gebruik je een pro-formafactuur?
Een pro-formafactuur gebruik je als goederen de grens over gaan zonder dat er een koop tegenover staat. Monsters, reclamemateriaal, garantie-uitwisselingen, retouren naar de leverancier, consignatie en tijdelijke invoer zijn de klassieke gevallen. De Douane heft over een douanewaarde, niet over een factuur die iemand moet betalen. Zonder waardeopgave weigert DMS, het Nederlandse aangiftesysteem, de invoeraangifte, ook als er niemand is die de goederen koopt. Dat is iets anders dan de handelsfunctie van dezelfde proforma. Een koper vraagt hem vaak voordat de zending bestaat, om een vergunning, een documentair krediet of een interne goedkeuring voor te bereiden. Voor jou als aangever telt alleen of de zending een verkoop is. Is er een verkoop, dan hoort er een handelsfactuur bij, ook als de leverancier nog een proforma meestuurt. Is er geen verkoop, dan is de proforma de waardeopgave waarop je de douanewaarde baseert, met de methode die het Douanewetboek van de Unie voorschrijft als er geen transactiewaarde is.
Waarom accepteert de Douane geen proforma als er een koop is?
Bestaat er een verkoop, dan is de transactiewaarde de primaire grondslag voor de douanewaarde. Die waarde blijkt uit de handelsfactuur: de prijs die de koper werkelijk betaalt of moet betalen. Een proforma is geen betalingsbewijs en geen contractueel verschuldigd bedrag. Gebruik je hem toch bij een echte verkoop, dan ontbreekt de grondslag en kun je bij een controle de aangegeven waarde niet onderbouwen. In de praktijk zie je dit als de leverancier de definitieve factuur later stuurt, of als de zending vertrekt voordat de administratie de handelsfactuur heeft gemaakt. Voor de terminal en de vervoerder is dat geen probleem. Voor de aangifte wel. DMS vraagt een statistische waarde en een douanewaarde per artikel. Die velden moeten herleidbaar zijn tot een document in het dossier. Een voorlopige opgave zonder koop houdt geen stand als later blijkt dat er wél een factuur is met een ander bedrag. Krijg je beide documenten, dan is de handelsfactuur leidend. De proforma mag in het dossier blijven als bijlage, maar je baseert er de aangifte niet op.
Hoe bepaal je de waarde op een pro-formafactuur?
Zonder koop is er geen transactiewaarde. Het Douanewetboek van de Unie zet dan de secundaire methoden in, in volgorde: de transactiewaarde van identieke goederen, die van soortgelijke goederen, de deductieve methode, de berekende waarde, en tot slot de redelijke methode. In het dagelijks werk betekent dat meestal: wat zou deze zending op een vrije markt hebben opgebracht, onderbouwd met een prijslijst, een eerdere verkoop of een verklaring van de verzender. Zet die onderbouwing op de proforma zelf, niet in een losse mail. Vermeld dat het geen koop is, waarom de goederen bewegen, en hoe de waarde tot stand is gekomen. Zet geen symbolisch bedrag van één euro: de Douane herkent dat als ontwijking. Bij monsters mag de waarde de commerciële waarde zijn, met aantekening dat de goederen niet voor verkoop bestemd zijn, of lager als ze onbruikbaar zijn gemaakt. Vracht en verzekering tot de buitengrens van de EU horen ook in de douanewaarde, ook als er geen koop is. Een proforma die alleen de goederenwaarde toont, is dus nog niet compleet voor de aangifte.
Wat moet er op een pro-formafactuur staan voor de aangifte?
Op de proforma horen dezelfde identificerende gegevens als op een handelsfactuur, minus de betalingsplicht. Verkoper en ontvanger met adres, een duidelijke goederenomschrijving per regel, aantal, nettogewicht, de valuta, het land van oorsprong, de Incoterm met plaats, en een documentnummer met datum. Zet er expliciet op dat het een pro-formafactuur is en dat er geen betaling verschuldigd is. Zonder die aantekening ziet een controleur een gewone factuur met een ontbrekend bedrag. De omschrijving moet specifiek genoeg zijn om in te delen. Sample goods of spare parts is te dun voor DMS. Noem het product, het materiaal, de bestemming (monster, retour, garantie) en, als je die hebt, de goederencode. Een regel per productsoort, niet één bedrag voor de hele zending. Bij retouren verwijs je naar de oorspronkelijke uitvoer of invoer, inclusief MRN als die bekend is. EORI van de ontvanger in de Unie hoort erbij als die partij de aangever of importeur is. Ontbreekt dat nummer, dan kun je de partij in DMS niet koppelen en blijft de aangifte op Niet Compleet staan tot iemand het nazoekt.
Hoe werkt een proforma in DMS bij invoer?
In DMS, het Nederlandse aangiftesysteem, is een proforma geen apart documenttype in de gegevensset. Je geeft een invoeraangifte (IMA) of een plaatsing in entrepot (STO) af, met een douanewaarde per artikel. Het document in het dossier onderbouwt die waarde. Bij een koop is dat de handelsfactuur. Bij geen koop is dat de proforma, aangevuld met de vracht- en verzekeringskosten tot de buitengrens. De aangever blijft verantwoordelijk voor de juistheid. Een proforma van de verzender overnemen zonder te toetsen of de waarde redelijk is, is dezelfde fout als een handelsfactuur overnemen zonder de Incoterm te lezen. Bij tijdelijke invoer of terugzending speelt bovendien de voorgaande aangifte mee: de waarde moet aansluiten op wat eerder is uitgevoerd of ingevoerd, anders breekt de aangifteketen. Krijg je later alsnog een handelsfactuur met een ander bedrag, dan corrigeer je de aangifte. Laat je dat na, dan ontstaat bij een controle achteraf een navordering over het verschil, plus de btw-gevolgen. Bewaar beide documenten bij het dossier. De Douane bewaart in Nederland zeven jaar, in lijn met de fiscale bewaarplicht.
Waar gaat het mis met proforma's in het dossier?
Het meest voorkomende probleem is een proforma bij een echte verkoop. De zending is verkocht, de prijs staat in de orderbevestiging, maar het dossier bevat alleen een voorlopige opgave. De aangever neemt dat bedrag over, de definitieve factuur komt twee weken later met toeslagen of een andere valuta, en niemand past de aangifte aan. Bij een herziening is dat een klassieke navordering. Het tweede probleem is de te lage monsterwaarde. Een zending met handelswaarde die als sample op één euro wordt gezet, valt op bij de selectie. De Douane kan de goederen tegenhouden tot je een onderbouwde waarde aanlevert, en in de tussentijd loopt de terminalhuur. Het derde probleem is een proforma zonder Incoterm, zonder oorsprong of zonder uitsplitsing per artikel. Dan kun je de douanewaarde niet berekenen en de goederencode niet onderbouwen, ook al staat er een totaalbedrag op. Controleer bij binnenkomst of het document een proforma of een handelsfactuur is, of er een koop is, en of waarde, Incoterm en oorsprong op het blad staan. Ontbreekt een van die drie, dan is het dossier niet compleet.