Koppeling met de Douane
SKAI dient rechtstreeks in bij de Nederlandse Douane. Invoer- en entrepotaangiften gaan via DMS, transit via NCTS en de e-commercestroom via DECO, over gecertificeerde koppelingen zonder tussenliggende softwareleverancier. De reactie van de Douane komt langs dezelfde weg terug in het dossier waarin de aangifte is opgesteld.
Wat betekent een directe koppeling met de Douane?
Een directe koppeling betekent dat het bericht dat je aangifte draagt vanuit SKAI naar de Douane gaat en niet eerst naar een andere softwareleverancier. SKAI is zelf de gecertificeerde partij aan de koppeling. Er zit geen doorgeefluik tussen dat berichten verzamelt, omzet en op zijn eigen ritme doorstuurt. Dat klinkt technisch, maar je merkt het in het dagelijks werk. Als een aangifte blijft hangen, is er een plek waar je kijkt. Als een berichtformaat verandert omdat de Douane een nieuwe versie van de gegevensset uitrolt, is er een partij die dat moet doorvoeren. En als je wilt nakijken wat er precies is verstuurd, staat het volledige berichtverkeer in je eigen dossier: wat eruit ging, wanneer, en wat er terugkwam. Het scheelt ook een schakel in de verantwoordelijkheid. De aangever blijft aansprakelijk voor de inhoud van de aangifte, dat verandert niet. Maar over de vraag waar een bericht is blijven steken hoeft niemand eerst met een derde te gaan overleggen.
Welke douanesystemen zitten er achter de koppeling?
Invoer en entrepot lopen via DMS, het aangiftesysteem van de Nederlandse Douane dat AGS heeft vervangen. Daar dien je de gewone invoeraangifte in, de plaatsing in een douane-entrepot en de aanvullende aangifte bij inschrijving in de administratie. Transit loopt via NCTS. T1 voor niet-Uniegoederen, T2 en T2F voor Uniegoederen die onder douanetoezicht reizen. Het openen van de regeling, het geleidedocument en de zuivering bij het kantoor van bestemming zitten in dezelfde stroom als de invoerkant. Een dossier dat begint als transit en eindigt als invoeraangifte wordt daardoor niet twee keer ingetikt. De e-commercestroom gaat via DECO, met de H7-gegevensset voor zendingen tot honderdvijftig euro. Dat is een ander soort verkeer: hoge aantallen, kleine berichten, afhandeling in batches in plaats van dossier voor dossier. De koppeling is daarop ingericht, want een systeem dat een aangifte per keer verstuurt loopt bij tienduizenden zendingen per dag vast.
Wat verandert een directe koppeling aan de doorlooptijd?
Het verschil zit vooral aan het begin en aan het eind. Aan het begin omdat het bericht de deur uit gaat zodra je declarant akkoord geeft, en niet wacht tot een tussenliggend systeem zijn wachtrij heeft verwerkt. Aan het eind omdat de reactie van de Douane direct terugkomt in hetzelfde dossier waarin de aangifte is opgebouwd. Bij een aangifte zonder controle scheelt dat minuten, en minuten zijn niet altijd interessant. Bij vers product zijn ze dat wel, en bij zendingen die op een tijdslot bij de terminal staan ook. Hetzelfde geldt voor een aangifte die 's avonds klaar moet zijn: er zijn geen kantoortijden van een derde partij die de doorlooptijd bepalen. Belangrijker dan de snelheid van een enkel bericht is dat de terugkoppeling niet stilvalt. Een aangifte die om drie uur 's nachts wordt aanvaard, staat om drie uur 's nachts op aanvaard in het dossier, met MRN en al. De ochtendploeg begint met een lijst die klopt in plaats van met een ronde langs portalen.
Waarom wijst DMS een aangifte af zonder de oorzaak te noemen?
Een afkeuring uit DMS komt terug als een foutcode met een verwijzing naar het element in het bericht. Die code vertelt je welk gegeven niet door de controle komt, maar niet waarom. Een melding dat een vergunning niet aansluit kan betekenen dat het vergunningnummer verkeerd is, dat de vergunning niet geldig is op de datum van aanvaarding, of dat het EORI-nummer op de vergunning afwijkt van dat op de aangifte. SKAI zet die codes terug naar de plek in het dossier waar het gegeven vandaan komt. Je ziet welk veld het betreft, uit welk document het is overgenomen en welke controle er eerder op is gedaan. Vanaf daar corrigeer je en dien je opnieuw in, zonder het bericht handmatig te ontleden of een codelijst erbij te pakken. Het volledige berichtverkeer blijft bewaard. Bij een vraag achteraf is terug te halen welke versie van de aangifte is aanvaard en welke is afgekeurd, met de codes die daarbij hoorden en het tijdstip waarop ze binnenkwamen.
Hoe vangt een controle tegen de DTV afkeuringen af?
De DTV is de Nederlandse tariefvoorziening. Per goederencode en per land van oorsprong staat daar het tarief, staan de geldende maatregelen en staan de documentcodes die bij die maatregelen horen. Het is dezelfde bron waarop de Douane de aangifte toetst, en die verandert dagelijks. SKAI haalt die gegevens over de koppeling binnen en controleert de aangifte ertegen voordat er iets wordt verstuurd. Bestaat de code op de datum van aangifte, klopt de combinatie van code en oorsprong, hangt er een antidumpingrecht of een tariefquotum aan, en is de documentcode vermeld die bij de maatregel hoort. Ontbreekt er iets, dan ziet je declarant dat in het dossier en niet in een foutbericht. Dat is het hele punt van vooraf toetsen. Een fout die je zelf vindt kost een correctie van een minuut. Dezelfde fout die de Douane vindt kost een afkeuring, een nieuwe indiening en soms een controle op een zending die al onderweg is.
Welke aangiftesoorten dien je via de koppeling in?
IMA is de gewone invoeraangifte met de volledige gegevensset, in EU-termen H1. Dat is de aangifte waarmee goederen in het vrije verkeer komen en waarbij de rechten en de btw worden vastgesteld. STO is de aangifte tot plaatsing in een douane-entrepot. De heffing wordt uitgesteld tot de goederen worden uitgeslagen, en de voorraadadministratie moet aansluiten op wat is aangegeven. ATO is de aanvullende aangifte bij inschrijving in de administratie: de goederen zijn al vrijgegeven op basis van de inschrijving, de volledige aangifte volgt binnen de termijn van de vergunning. H7 is de superbeperkte gegevensset voor e-commercezendingen tot honderdvijftig euro en loopt via DECO. Zescijferige code, korte omschrijving, waarde, afzender en geadresseerde. Welke soort wanneer wordt gebruikt en welke goedkeuringsstap daarbij hoort, verschilt per opdrachtgever. Die regels liggen per klant vast in SKAI en worden automatisch toegepast, zodat een declarant niet per dossier hoeft te onthouden wat voor wie geldt.
Hoe zie je de status van een aangifte terug in het dossier?
Alles wat de Douane terugstuurt komt binnen op het dossier waar de aangifte vandaan komt. De aanvaarding met het MRN, de aankondiging van een documentcontrole of een fysieke controle, de vrijgave, en bij transit de zuivering bij het kantoor van bestemming. Daardoor hoeft een declarant geen tweede systeem open te hebben om te weten waar een zending staat. De statusregel staat bij het dossier, met het tijdstip en het bericht waar hij uit komt. Wat in controle staat is te filteren, zodat je aan het begin van de dag ziet welke dossiers aandacht vragen en welke vanzelf doorlopen. Dezelfde statussen zijn via de REST API beschikbaar voor je WMS, TMS of ERP. Een planner die in het transportsysteem werkt ziet daar dat een container is vrijgegeven, zonder dat iemand het handmatig overneemt of er een mail achteraan stuurt.