Documenten
Een douanedossier is uiteindelijk een stapel documenten die met elkaar moeten kloppen. Factuur, paklijst, vervoersdocument, certificaat: elk veld dat afwijkt is een reden voor een controle. Hier staat per document wat erop hoort en waarom.
- Bill of ladingEen bill of lading is het zeevervoersdocument van de rederij. Hij bewijst de lading en de vervoersovereenkomst, en als het een origineel is wie de goederen mag opeisen. In het Nederlands heet dat cognossement.
- CMR-vrachtbriefDe CMR-vrachtbrief is het standaard vervoersdocument voor internationaal wegvervoer onder het CMR-verdrag. Hij bewijst de vervoersovereenkomst en de overdracht van de lading, maar is geen eigendomsbewijs.
- CognossementEen cognossement is het Nederlandse juridische begrip voor het zeevervoersdocument dat ontvangst, vervoersovereenkomst en bij een origineel het recht op aflevering vastlegt. Internationaal heet het bill of lading.
- FactuurDe handelsfactuur is het leidende document voor de invoeraangifte. Goederencode, douanewaarde en oorsprong haal je daaruit. Zonder factuur of een gelijkwaardige waardeopgave kun je in DMS niet aangeven.
- PaklijstEen paklijst is de specificatie van wat er in een zending zit: colli, merken, nettogewicht en brutogewicht per regel. Voor de Douane is hij het controleblad naast de factuur en het vervoersdocument.
- Pro-formafactuurEen pro-formafactuur is een waardeopgave zonder betalingsverplichting. Je gebruikt hem als goederen de grens over gaan zonder koop, omdat de Douane bij invoer toch een douanewaarde nodig heeft.
Veelgestelde vragen over documenten
Welke documenten heb je nodig voor een douaneaangifte?
Voor een invoeraangifte heb je minimaal een handelsfactuur, een paklijst en een vervoersdocument nodig. Afhankelijk van het product komen daar een oorsprongsbewijs, een keuringscertificaat of een vergunning bij.
Wat moet er op een handelsfactuur staan voor de douane?
Op de handelsfactuur staan de verkoper en koper met adres en btw- of EORI-nummer, een duidelijke goederenomschrijving, aantal en gewicht, de prijs per eenheid en de valuta, de Incoterm met plaats en het land van oorsprong.
Wat is het verschil tussen een handelsfactuur en een proformafactuur?
Een handelsfactuur is de daadwerkelijke betalingsverplichting van een verkoop. Een proformafactuur is een waardeopgave zonder betalingsverplichting en gebruik je bij monsters, retouren of gratis leveringen, waar de douane toch een waarde nodig heeft.
Wat is een Bill of Lading?
Een Bill of Lading is het vervoersdocument voor zeevracht en tegelijk een eigendomsbewijs: wie het originele document heeft, kan de lading opeisen. Dat maakt het anders dan een CMR of een luchtvrachtbrief, die alleen vervoersbewijs zijn.
Hoe lang moet je douanedocumenten bewaren?
In Nederland bewaar je douanedocumenten zeven jaar, in lijn met de fiscale bewaarplicht. De Douane kan binnen drie jaar navorderen, maar bij een vergunning of een lopend onderzoek kan een langere termijn gelden.