Paklijst
Ook bekend als: packing list
Een paklijst is de specificatie van wat er in een zending zit: colli, merken, nettogewicht en brutogewicht per regel. Voor de Douane is hij het controleblad naast de factuur en het vervoersdocument.
Wat doet een paklijst in het douanedossier?
De paklijst vertelt wat er fysiek in de zending zit. Waar de factuur de prijs en de koop vastlegt, legt de paklijst de colli, de merken en nummers, het nettogewicht en het brutogewicht vast. De Douane gebruikt hem om te toetsen of de aangifte overeenkomt met wat er in de container, de trailer of op de pallets ligt. Bij een fysieke controle is de paklijst het blad waarmee de inspecteur telt. Hij is geen wettelijk voorgeschreven formulier. Er is geen verdragsmodel zoals bij de CMR, en geen waardepapier zoals bij het cognossement. Sommige paklijsten zijn een kopie van de factuur zonder gewichten. Andere zijn een Excel van twintig pagina's met per doos een regel, inclusief VIN's. Voor de aangifte heb je minstens nodig: uitsplitsing per product, colli, netto- en brutogewicht, en een koppeling naar de factuurregels. In DMS, het Nederlandse aangiftesysteem, gaat het brutogewicht per artikel de aangifte in, en het aantal verpakkingen op kopniveau. Die velden komen van de paklijst, niet van de factuur. Ontbreekt de paklijst, dan gok je, en factuur noch B/L is daarvoor gemaakt.
Wat moet er op een paklijst staan?
Per regel: een goederenomschrijving die herkenbaar is naast de factuurregel, het aantal stuks, het aantal colli, het nettogewicht en het brutogewicht, en de merken en nummers die ook op de verpakking staan. Op kopniveau: het totaal aantal colli, het totaal bruto, het totaal netto, de referenties naar factuur en vervoersdocument, en bij containers het containernummer en het zegelnummer. Zonder merken en nummers kan een inspecteur een doos niet koppelen aan een regel. Zonder nettogewicht kun je het tariefgewicht niet onderbouwen als de goederencode daarom vraagt. Zonder brutogewicht kun je niet toetsen aan B/L of CMR, die alleen bruto kennen. De drie gewichten (stuk, netto, bruto) horen naast elkaar, niet in één onduidelijke kolom. Een goederencode op de paklijst is welkom maar niet leidend. De indeling bepaal jij als aangever, op basis van de facturomschrijving en de kennis van het product. Een code die de verzender op de paklijst zet, is een aanwijzing, geen beslissing. Wijkt hij af van wat jij aangeeft, dan noteer je waarom, zodat je dat bij een controle kunt uitleggen.
Hoe vergelijk je paklijst, factuur en vervoersdocument?
Drie documenten, drie rollen. De factuur is leidend voor waarde, indeling en oorsprong. De paklijst is leidend voor colli en gewichten. Het vervoersdocument (bill of lading, CMR of luchtvrachtbrief) is leidend voor de vervoersketen en het totale brutogewicht van de zending. Kloppen die drie niet met elkaar, dan is de aangifte niet klaar. Toets in die volgorde: aantal factuurregels tegenover aantal paklijstregels, som van de nettogewichten tegenover de factuur (als die gewicht toont), som van de brutogewichten tegenover de B/L of CMR, aantal colli tegenover de B/L of CMR, containernummer en zegel tegenover de B/L. Een verschil van een paar kilo kan een afronding zijn. Een verschil van een colli of een hele factuurregel is dat niet. Bij voertuigen of andere unieke stukken komt daar het identificatienummer bij. De paklijst noemt de VIN's per container, de factuur de VIN's per verkoop, de B/L vaak alleen het aantal units. Ontbreekt een VIN op één van de drie, dan weet je niet of dat voertuig in de zending zit. Dat is een veelvoorkomende reden waarom een dossier op Niet Compleet blijft staan.
Hoe lees je colli, nettogewicht en brutogewicht?
Colli zijn de buitenste verpakkingen die de vervoerder telt: kartons, pallets, kratten, bigbags. Twintig kartons op één pallet zijn voor de vervoerder vaak één colli (de pallet) en voor de paklijst twintig. Dat verschil moet je kennen voordat je het aantal verpakkingen in DMS zet. De B/L telt meestal wat de rederij heeft overgenomen, dus het palletiniveau. De paklijst telt wat de verzender heeft ingepakt. Zet in de aangifte het aantal dat de Douane bij opening van de container kan tellen, en wees consistent binnen het dossier. Nettogewicht is het gewicht van de goederen zonder verpakking. Brutogewicht is inclusief die verpakking, meestal zonder de container zelf. Tarra is het gewicht van de container of de trailer. Op een B/L zie je vaak gross weight en VGM onder SOLAS, het gewicht van container plus lading. Dat VGM-cijfer hoort niet als brutogewicht in de aangifte. Reken de totalen zelf na. Paklijsten tellen fout, vooral uit Excel met een verborgen regel. Als jouw som niet gelijk is aan het getal onderaan, vertrouw je jouw som en bel je de verzender voordat je aangeeft.
Wat als de paklijst ontbreekt of onleesbaar is?
Zonder paklijst kun je colli en gewicht per artikel niet onderbouwen. Bij een zending met één productsoort red je het soms met de factuur plus de B/L: de factuur geeft het aantal stuks, de B/L het bruto van de hele zending. Bij gemengde zendingen lukt dat niet. Tien artikelen met één totaalgewicht op de B/L en geen uitsplitsing betekent dat je in DMS gewichten moet schatten, en schatten is geen onderbouwing. Een onleesbare scan, een foto van een blad met een stempel over de totalen, of een paklijst van twaalf pagina's waarvan pagina 7 ontbreekt, behandel je als ontbrekend. Vraag een leesbaar exemplaar voordat je de aangifte in. De Douane accepteert geen dossier waarin de bijlage de cijfers niet draagt die jij hebt aangegeven. Handgeschreven paklijsten en gescande carbonkopieën falen het vaakst bij het uitlezen. Als de verzender niet beter kan, tel je de colli handmatig na aan de hand van wat wél leesbaar is, en je legt vast wat je niet kon lezen. Een aangifte op basis van een half blad is een aangifte met een bekend risico.
Meerdere pagina's, Excel en samengestelde zendingen
Een paklijst van één pagina met een totaal is het eenvoudige geval. Het moeilijke geval is een werkboek van dertig tabbladen, één per inkooporder, samengevoegd tot één container. Dan moet je eerst vaststellen welke tabbladen bij déze zending horen, welke totalen al een optelling zijn, en of de VIN's, de colli of de gewichten per tab of per totaalblad staan. Eén tabblad over het hoofd zien is een ontbrekende factuurregel in de aangifte. Samengestelde zendingen (groupage, meerdere facturen in één container) vragen een paklijst die per factuur of per geadresseerde splitst. Zonder die split kun je niet twee aangiften uit één container maken, of een deel naar entrepot en een deel naar vrij verkeer. Vraag de verzender om een uitsplitsing per invoice number voordat de container lost. Paginanummers en een eindtotaal op de laatste pagina zijn geen formaliteit. Als pagina 4 van 6 ontbreekt, weet je dat. Zonder paginering ontdek je het pas als de gewichten niet tellen. Weiger een paklijst zonder totaalblad als de zending meer dan een paar regels heeft.