Liste de colisage
Aussi connu sous le nom de: packing list
Une liste de colisage spécifie le contenu d'un envoi : colis, marques, poids net et poids brut par ligne. Pour la douane, c'est la feuille de contrôle à côté de la facture et du document de transport.
Que fait une liste de colisage dans le dossier douanier ?
La liste de colisage dit ce qui se trouve physiquement dans l'envoi. Là où la facture consigne le prix et la vente, la liste consigne les colis, les marques et numéros, le poids net et le poids brut. La douane s'en sert pour vérifier si la déclaration correspond à ce qui est dans le conteneur, la remorque ou sur les palettes. Lors d'un contrôle physique, c'est la feuille avec laquelle l'inspecteur compte. Ce n'est pas un formulaire légalement prescrit. Il n'y a pas de modèle conventionnel comme pour la CMR, ni de titre comme pour le cognossement. Certaines listes copient la facture sans poids. D'autres sont un tableur de vingt pages avec une ligne par carton, y compris des VIN. Pour la déclaration, il vous faut au moins : une ventilation par produit, les colis, le net et le brut, et un lien vers les lignes de facture. Dans DMS, le système néerlandais de déclaration, le poids brut par article entre dans la déclaration, et le nombre de colis au niveau de l'en-tête. Ces champs viennent de la liste de colisage, pas de la facture. Sans liste, vous devinez, et ni la facture ni le B/L n'est fait pour cela.
Que doit contenir une liste de colisage ?
Par ligne : une description reconnaissable à côté de la ligne de facture, le nombre de pièces, le nombre de colis, le poids net et le poids brut, et les marques et numéros qui figurent aussi sur l'emballage. En en-tête : le total des colis, le brut total, le net total, les références à la facture et au document de transport, et pour les conteneurs le numéro de conteneur et le numéro de plomb. Sans marques et numéros, un inspecteur ne peut pas lier un carton à une ligne. Sans poids net, vous ne pouvez pas étayer le poids tarifaire si le code le demande. Sans poids brut, vous ne pouvez pas vérifier par rapport au B/L ou à la CMR, qui ne connaissent que le brut. Les trois poids (pièce, net, brut) vont côte à côte, pas dans une colonne floue. Un code marchandises sur la liste est bienvenu mais pas déterminant. C'est vous, déclarant, qui classez, d'après la description de facture et la connaissance du produit. Un code que l'expéditeur met sur la liste est un indice, pas une décision. S'il s'écarte de ce que vous déclarez, vous notez pourquoi.
Comment comparer liste de colisage, facture et document de transport ?
Trois documents, trois rôles. La facture est déterminante pour la valeur, le classement et l'origine. La liste de colisage l'est pour les colis et les poids. Le document de transport (bill of lading, CMR ou lettre de transport aérien) l'est pour la chaîne de transport et le poids brut total de l'envoi. Si ces trois-là ne concordent pas, la déclaration n'est pas prête. Vérifiez dans cet ordre : nombre de lignes de facture contre lignes de liste, somme des nets contre la facture (si elle montre un poids), somme des bruts contre le B/L ou la CMR, nombre de colis contre le B/L ou la CMR, numéro de conteneur et plomb contre le B/L. Un écart de quelques kilos peut être un arrondi. Un écart d'un colis ou d'une ligne de facture entière ne l'est pas. Pour les véhicules ou autres pièces uniques s'ajoute le numéro d'identification. La liste nomme les VIN par conteneur, la facture les VIN par vente, le B/L souvent seulement le nombre d'unités. Si un VIN manque sur l'un des trois, vous ne savez pas si ce véhicule est dans l'envoi. C'est une raison fréquente pour laquelle un dossier reste sur Niet Compleet.
Comment lire colis, poids net et poids brut ?
Les colis sont les emballages extérieurs que le transporteur compte : cartons, palettes, caisses, big-bags. Vingt cartons sur une palette sont souvent un colis pour le transporteur (la palette) et vingt pour la liste. Il faut connaître cet écart avant de saisir le nombre de colis dans DMS. Le B/L compte en général ce que la compagnie a pris en charge, donc le niveau palette. La liste compte ce que l'expéditeur a emballé. Mettez dans la déclaration le nombre que la douane peut compter à l'ouverture du conteneur, et soyez cohérent dans le dossier. Le poids net est le poids des marchandises sans emballage. Le poids brut inclut cet emballage, généralement sans le conteneur lui-même. La tare est le poids du conteneur ou de la remorque. Sur un B/L, on voit souvent gross weight et VGM sous SOLAS, le poids du conteneur plus la charge. Ce chiffre VGM n'a pas sa place comme poids brut des marchandises dans la déclaration. Refaites les totaux vous-même. Les listes se trompent, surtout depuis Excel avec une ligne masquée. Si votre somme n'égale pas le chiffre du bas, vous faites confiance à votre somme et vous appelez l'expéditeur avant de déclarer.
Que faire si la liste de colisage manque ou est illisible ?
Sans liste, vous ne pouvez pas étayer colis et poids par article. Pour un envoi d'un seul type de produit, vous vous en sortez parfois avec la facture plus le B/L : la facture donne le nombre de pièces, le B/L le brut de tout l'envoi. Pour des envois mixtes, cela ne marche pas. Dix articles avec un seul poids total sur le B/L et sans ventilation signifient que vous devez estimer des poids dans DMS, et estimer n'est pas étayer. Un scan illisible, une photo d'une feuille avec un tampon sur les totaux, ou une liste de douze pages dont la page 7 manque, se traite comme manquant. Demandez un exemplaire lisible avant de déposer. La douane n'accepte pas un dossier dont l'annexe ne porte pas les chiffres que vous avez déclarés. Les listes manuscrites et les copies carbone scannées échouent le plus souvent à l'extraction. Si l'expéditeur ne peut pas mieux, vous comptez les colis à la main d'après ce qui est lisible, et vous consignez ce que vous n'avez pas pu lire. Une déclaration sur une demi-feuille est une déclaration à risque connu.
Plusieurs pages, Excel et envois groupés
Une liste d'une page avec un total est le cas simple. Le cas difficile est un classeur de trente onglets, un par commande d'achat, fusionnés dans un conteneur. Il faut d'abord établir quels onglets appartiennent à CET envoi, quels totaux sont déjà une somme, et si les VIN, les colis ou les poids figurent par onglet ou sur une feuille de total. Manquer un onglet, c'est une ligne de facture manquante dans la déclaration. Les envois groupés (groupage, plusieurs factures dans un conteneur) demandent une liste qui ventile par facture ou par destinataire. Sans cette ventilation, vous ne pouvez pas faire deux déclarations à partir d'un conteneur, ni envoyer une partie en entrepôt et une partie en libre circulation. Demandez à l'expéditeur une ventilation par invoice number avant le déchargement. Les numéros de page et un total final sur la dernière page ne sont pas une formalité. Si la page 4 sur 6 manque, vous le savez. Sans pagination, vous ne le découvrez que lorsque les poids ne tombent pas. Refusez une liste sans feuille de total si l'envoi a plus de quelques lignes.