Connexion à votre WMS, TMS ou ERP
Chez SKAI, une connexion vers votre WMS, votre TMS ou votre ERP ne signifie pas remplacer un système. SKAI se pose au-dessus de ce que vous exploitez déjà, récupère via une API REST les données d'expédition qui existent, et renvoie le statut de la déclaration et le MRN dans le système où travaillent vos planificateurs et votre facturation.
SKAI remplace-t-il mon WMS, mon TMS ou mon ERP ?
Non. Votre système d'entrepôt reste l'endroit où vit le stock, votre TMS reste l'endroit où vivent les tournées et les conteneurs, et votre ERP reste l'endroit d'où viennent la commande et la facture. SKAI pose une couche douane par-dessus et dialogue avec ces systèmes via une API REST. C'est un choix assumé. Transformer un processus douanier est déjà suffisamment lourd. Ajoutez une migration de votre système d'entrepôt ou de commandes et la mise en service recule de six mois, avec une équipe engagée dans deux projets à la fois. De plus, le système que vous exploitez n'est généralement pas le problème. Le problème, c'est que l'étape douanière vit à côté, dans Excel, dans la messagerie et dans des portails séparés. Concrètement, rien ne change sur les écrans que vos équipes utilisent déjà. Votre planificateur enregistre l'expédition comme toujours, et la déclaration en découle. Ce que vous voyez revenir, c'est un champ de statut et un MRN sur le dossier, pour que personne n'ait à ouvrir un second système pour savoir si une expédition est libérée.
Quelles données partent vers SKAI et qu'est-ce qui revient ?
Partent l'expédition et l'article. De votre TMS ou de votre WMS viennent le numéro d'expédition, le donneur d'ordre, les lieux de chargement et de déchargement, le numéro de conteneur, le nombre de colis, les poids brut et net et le régime que vous voulez utiliser. De votre ERP ou de votre fichier articles viennent, par ligne, le code marchandise, le pays d'origine, la valeur, la devise, la quantité dans la bonne unité et les codes de document liés à cet article. Revient ce que la douane en fait. Dès que SKAI a constitué le dossier et déposé la déclaration, la connexion réécrit le statut : en cours, acceptée, refusée avec le motif, ou libérée. En cas d'acceptation, le MRN suit, et ce numéro est exactement ce que veulent voir votre chauffeur, votre terminal et votre client. Ce retour n'est pas qu'un confort pour la planification. Le MRN et le statut du dossier sont aussi les points d'accroche de votre facturation. Ce n'est qu'une fois le numéro de déclaration obtenu que votre administration sait ce qui peut être facturé et sur quel dossier.
Pourquoi les données de base décident-elles du succès d'une connexion ?
Une connexion déplace des données, elle ne les invente pas. Un code marchandise absent de votre fichier articles reste absent une fois la connexion en place. Il en va de même pour le pays d'origine et pour le code de document d'une autorisation ou d'un certificat. Dans la pratique, ces trois champs expliquent la plupart des déclarations bloquées. SKAI en récupère une partie en lisant le document source. Si le code figure sur la facture, SKAI le prend là, avec une étiquette de source qui renvoie à la ligne d'origine. Valeur, poids et quantités sont comparés entre la facture, la liste de colisage et le B/L, si bien qu'un écart apparaît avant le dépôt. Mais ce qui n'est écrit nulle part doit être saisi par un humain, et c'est précisément le travail que la connexion devait éviter. Voilà pourquoi une implémentation commence par le fichier articles et non par la technique. Combien d'articles portent un code à huit ou dix chiffres, combien portent une origine, et combien ne portent qu'une description ? Cette réponse détermine la part de votre flux qui passera sans intervention et le client par lequel vous commencez.
Que fait le changement annuel de la nomenclature combinée à votre fichier articles ?
La nomenclature combinée change chaque année au 1er janvier. Des codes disparaissent, se scindent ou changent de libellé, et cela arrive même si rien n'a changé dans votre produit. La nouvelle version paraît à l'automne au Journal officiel, avec des tables de corrélation qui montrent quel ancien code renvoie à quel nouveau. Dans un fichier articles qui n'est pas tenu à jour, le tableau se répète chaque année. La première semaine de janvier, une série de déclarations revient parce que le code n'existe plus, et votre équipe cherche des codes pendant que les conteneurs sont déjà à quai. Une connexion rend cela plus visible plutôt que plus petit, car les déclarations partent plus vite et les refus reviennent donc plus vite aussi. Le remède est ennuyeux et il fonctionne. Notez par article la date du dernier contrôle du code et le fondement du classement : le libellé de la position, une note ou un RTC. Passez le fichier dans les tables de corrélation en novembre. SKAI confronte chaque code à la base tarifaire nationale et à EU TARIC, mesures et documents exigés compris, si bien qu'un code périmé apparaît avant le dépôt et non après.
Comment garder le stock d'un entrepôt douanier aligné sur les déclarations ?
Pour un entrepôt douanier, la connexion n'est pas un confort mais une condition de l'autorisation. La comptabilité matières doit correspondre aux déclarations à tout moment. Chaque placement relève d'une déclaration, chaque sortie relève d'une déclaration, et un écart que vous ne pouvez pas expliquer devient une dette douanière sur les marchandises manquantes. Dans la pratique, cela dérape là où l'entrepôt et la comptabilité douanière bougent séparément. Une correction dans le WMS, une palette rebasculée, une ligne de casse ou un échantillon prélevé : si ce mouvement n'arrive jamais du côté douane, l'écart est là et grandit en silence jusqu'au premier contrôle. Une connexion qui transporte les mouvements de stock maintient les deux côtés dans le même mouvement. Ce que l'entrepôt enregistre arrive dans la comptabilité douanière, et ce que SKAI déclare revient sur la ligne de stock. Un rapprochement manuel mensuel satisfait rarement l'exigence, tout simplement parce qu'un écart vieux de quatre semaines n'est plus reconstituable.
Combien de temps prend une connexion et que faut-il de votre côté ?
Comptez en semaines, pas en mois. Une connexion n'est pas une migration : aucune donnée n'est déplacée et aucun système n'est arrêté. Le travail tient dans l'accord sur les champs, les tests sur des dossiers réels et le nettoyage des données de base là où cela coince. Dans le projet plus large, cela avance avec le reste : raccorder, paramétrer, deux semaines en parallèle avec un ou deux clients, puis une formation interne de vos déclarants sur vos propres dossiers. Pour démarrer, SKAI a besoin de trois choses de votre côté. Un accès à un environnement de test ou de recette du système auquel nous nous connectons, avec la documentation ou la liste des champs qui va avec. Un export de votre fichier articles, même incomplet, car les trous sont eux-mêmes une information. Et quelqu'un qui connaît le système, chez vous ou chez votre fournisseur, capable de dire dans quel champ une donnée se trouve réellement. Ce qui aide en plus, c'est un jeu de vingt à cinquante dossiers réels d'un client que vous connaissez bien. Tester dessus va plus vite que sur des données inventées, et cela montre tout de suite quelles règles diffèrent par nature chez ce client.