La connexion douane
SKAI dépose directement auprès de la douane néerlandaise. Les déclarations d'importation et d'entrepôt passent par DMS, le transit par NCTS et le flux e-commerce par DECO, via des connexions certifiées et sans éditeur de logiciels intermédiaire. La réponse de la douane revient par la même voie, dans le dossier où la déclaration a été préparée.
Que signifie concrètement une connexion douanière directe ?
Une connexion directe signifie que le message qui porte votre déclaration part de SKAI vers la douane, et non d'abord vers un autre éditeur de logiciels. SKAI est lui-même la partie certifiée sur la liaison. Il n'y a pas de relais intermédiaire qui collecte les messages, les convertit et les transmet à son propre rythme. Cela paraît technique, mais vous le constatez dans le travail quotidien. Lorsqu'une déclaration reste bloquée, il n'y a qu'un seul endroit où regarder. Lorsqu'un format de message change parce que la douane déploie une nouvelle version du jeu de données, il n'y a qu'une seule partie qui doit l'implémenter. Et lorsque vous voulez vérifier ce qui est parti exactement, l'ensemble du trafic se trouve dans votre propre dossier : ce qui a été envoyé, à quel moment, et ce qui est revenu. Cela retire aussi un maillon dans la chaîne de responsabilité. Le déclarant reste responsable du contenu de la déclaration, cela ne change pas. Mais personne n'a besoin de consulter d'abord un tiers pour savoir où un message s'est arrêté.
Quels systèmes douaniers se trouvent derrière la connexion ?
L'importation et l'entreposage passent par DMS, le système de déclaration de la douane néerlandaise qui a remplacé AGS. C'est là que vous déposez la déclaration d'importation ordinaire, le placement en entrepôt douanier et la déclaration complémentaire en cas d'inscription dans les écritures. Le transit passe par NCTS. T1 pour les marchandises non Union, T2 et T2F pour les marchandises Union circulant sous surveillance douanière. L'ouverture du régime, le document d'accompagnement et l'apurement au bureau de destination se trouvent dans le même flux que le volet importation. Un dossier qui commence en transit et se termine en déclaration d'importation n'est donc pas saisi deux fois. Le flux e-commerce passe par DECO, avec le jeu de données H7 pour les envois jusqu'à cent cinquante euros. C'est un autre type de trafic : de grands volumes, de petits messages, un traitement par lots plutôt que dossier par dossier. La connexion est conçue pour cela, car un système qui envoie une déclaration à la fois se bloque à des dizaines de milliers d'envois par jour.
Qu'est-ce qu'une connexion directe change au délai de traitement ?
La différence se situe surtout au début et à la fin. Au début, parce que le message part dès que votre déclarant valide, sans attendre qu'un système intermédiaire ait traité sa file d'attente. À la fin, parce que la réponse de la douane revient directement dans le dossier où la déclaration a été construite. Sur une déclaration sans contrôle, cela représente quelques minutes, et quelques minutes ne comptent pas toujours. Sur des produits frais, elles comptent, et sur des envois qui dépendent d'un créneau au terminal également. Il en va de même pour une déclaration qui doit être prête en soirée : aucun horaire de bureau d'un tiers ne détermine le délai. Plus important que la vitesse d'un seul message : le retour d'information ne s'interrompt jamais. Une déclaration acceptée à trois heures du matin est marquée comme acceptée à trois heures du matin, avec son MRN. L'équipe du matin commence avec une liste juste plutôt qu'avec une tournée des portails.
Pourquoi DMS refuse-t-il une déclaration sans en indiquer la cause ?
Un refus de DMS revient sous la forme d'un code d'erreur assorti d'un renvoi vers l'élément du message. Ce code vous dit quelle donnée n'a pas passé le contrôle, mais pas pourquoi. Un message indiquant qu'une autorisation ne correspond pas peut signifier que le numéro d'autorisation est erroné, que l'autorisation n'est pas valable à la date d'acceptation, ou que le numéro EORI figurant sur l'autorisation diffère de celui de la déclaration. SKAI ramène ces codes à l'endroit du dossier d'où provient la donnée. Vous voyez de quel champ il s'agit, de quel document il a été repris et quels contrôles ont déjà été effectués. À partir de là, vous corrigez et vous déposez à nouveau, sans décortiquer le message à la main ni ouvrir une liste de codes. L'intégralité du trafic de messages est conservée. Si une question se pose plus tard, vous pouvez retrouver quelle version de la déclaration a été acceptée et laquelle a été refusée, avec les codes qui les accompagnaient et l'heure de réception.
Comment un contrôle face à la DTV évite-t-il les refus ?
La DTV est la base tarifaire néerlandaise. Par code marchandise et par pays d'origine, elle contient le taux, les mesures applicables et les codes de document exigés par ces mesures. C'est la même source que celle sur laquelle la douane contrôle la déclaration, et elle change tous les jours. SKAI récupère ces données par la connexion et confronte la déclaration à celles-ci avant tout envoi. Le code existe-t-il à la date de la déclaration, la combinaison du code et de l'origine tient-elle, y a-t-il un droit antidumping ou un contingent tarifaire, et le code de document lié à la mesure est-il mentionné. S'il manque quelque chose, votre déclarant le voit dans le dossier et non dans un message d'erreur. C'est tout l'intérêt de contrôler en amont. Une erreur que vous trouvez vous-même coûte une minute de correction. La même erreur trouvée par la douane coûte un refus, un nouveau dépôt et parfois un contrôle sur un envoi déjà en route.
Quels types de déclaration pouvez-vous déposer via la connexion ?
IMA est la déclaration d'importation ordinaire avec le jeu de données complet, H1 dans la terminologie européenne. C'est la déclaration qui met les marchandises en libre pratique et qui établit les droits et la TVA. STO est la déclaration de placement en entrepôt douanier. La perception est reportée jusqu'à la sortie des marchandises, et la comptabilité matières doit correspondre à ce qui a été déclaré. ATO est la déclaration complémentaire en cas d'inscription dans les écritures : les marchandises ont déjà obtenu la mainlevée sur la base de l'inscription, la déclaration complète suit dans le délai fixé par l'autorisation. H7 est le jeu de données très réduit pour les envois e-commerce jusqu'à cent cinquante euros et passe par DECO. Code à six chiffres, description courte, valeur, expéditeur et destinataire. Le type utilisé et l'étape de validation qui l'accompagne varient selon le client. Ces règles sont enregistrées par client dans SKAI et appliquées automatiquement, afin qu'un déclarant n'ait pas à retenir dossier par dossier ce qui vaut pour qui.
Comment le statut revient-il dans le dossier ?
Tout ce que la douane renvoie arrive sur le dossier d'où vient la déclaration. L'acceptation avec le MRN, l'annonce d'un contrôle documentaire ou d'un contrôle physique, la mainlevée, et pour le transit l'apurement au bureau de destination. Un déclarant n'a donc pas besoin d'un second système ouvert pour savoir où se trouve un envoi. La ligne de statut se trouve auprès du dossier, avec l'heure et le message dont elle provient. Ce qui est sous contrôle peut être filtré, si bien qu'en début de journée vous voyez quels dossiers demandent de l'attention et lesquels avancent seuls. Les mêmes statuts sont disponibles via l'API REST pour votre WMS, TMS ou ERP. Un planificateur qui travaille dans le système de transport y voit qu'un conteneur a obtenu la mainlevée, sans que personne ne le recopie ni n'envoie un courriel derrière.