Mandat
Aussi connu sous le nom de: POA, procuration
Un mandat est la procuration par laquelle l'importateur ou le propriétaire vous autorise à déposer des déclarations douanières en son nom. Sans mandat vous ne pouvez pas déclarer, même si toutes les pièces sont là.
Qu'est-ce qu'un mandat pour la douane ?
Un mandat est la procuration écrite ou numérique de la personne au nom de laquelle vous déposez la déclaration. En anglais on parle de POA, power of attorney. La douane exige qu'un représentant puisse montrer qu'il peut agir. Sans cette preuve vous êtes un tiers qui déclare les marchandises d'autrui, et cela n'est pas permis. Le mandat fixe qui peut déclarer, pour quels actes, et s'il s'agit de représentation directe ou indirecte. Cette dernière distinction détermine qui porte la dette douanière. En représentation directe le donneur d'ordre est le déclarant. En représentation indirecte c'est vous-même, à côté du donneur d'ordre. Un mandat manquant est l'une des raisons les plus fréquentes qu'un dossier reste incomplet. La facture, la liste de colisage et le B/L sont là. Le numéro EORI est là. La déclaration ne part pas, parce que personne n'a signé que vous pouvez le faire.
Que doit figurer dans le mandat ?
L'identité du mandant (nom, adresse, EORI), l'identité du représentant, la nature de la représentation, les actes autorisés (importation, exportation, transit, entrepôt), et la validité. Un mandat sans date de fin court jusqu'à révocation. Un mandat avec une date s'arrête ce jour-là, même s'il y a encore des envois en route. Distinguez un mandat général d'un mandat par envoi. En volume la forme générale est la norme : un document qui couvre toutes les déclarations jusqu'à révocation. Dans l'automobile et chez les propriétaires particuliers le mandat est souvent par véhicule ou par envoi, parce que le mandant change. Le mandat n'est pas un chèque en blanc pour chaque acte fiscal. La représentation fiscale pour la TVA est une autre procuration, avec une autre responsabilité. Un mandat douanier couvre la déclaration. Il ne couvre pas automatiquement l'article 23, une autorisation d'entrepôt ou le dépôt d'une demande de remboursement, sauf si cela y figure.
Représentation directe ou indirecte ?
En représentation directe vous déposez la déclaration au nom et pour le compte du donneur d'ordre. Le donneur d'ordre est le déclarant et porte la dette douanière. Vous êtes le mandataire. C'est la forme habituelle si le donneur d'ordre est établi dans l'UE et a un EORI. En représentation indirecte vous déposez la déclaration en votre nom mais pour le compte du donneur d'ordre. Vous êtes vous-même déclarant, à côté du donneur d'ordre, et vous partagez la responsabilité de la dette. Cette forme est nécessaire si le donneur d'ordre n'est pas établi dans l'UE, ou s'il ne veut ou ne peut pas agir lui-même comme déclarant. Le mandat doit rendre ce choix explicite. Un formulaire qui dit seulement que vous pouvez déclarer, sans directe ou indirecte, est incomplet. Lors d'un contrôle la douane demande la forme de représentation sur la déclaration et le mandat qui couvre cette forme. Ces deux-là doivent dire la même chose.
Quand pouvez-vous déclarer sans nouveau mandat ?
S'il y a déjà un mandat général valable du même mandant, pour les mêmes actes et la même forme de représentation. Vérifiez ces trois choses par nouveau donneur d'ordre, pas seulement s'il y a quelque part un PDF dans les archives. Un mandat pour l'importation ne couvre pas un T1. Un mandat jusqu'à l'an dernier ne couvre pas cette année. Vous reconnaissez les clients existants sur l'EORI ou, pour les particuliers, sur le nom et l'adresse. Un deuxième mandat pour la même partie crée un doublon de fiche. Un mandat manquant pour un nom connu n'est pas une exception. Les entreprises fusionnent, les EORI changent, et l'ancienne procuration tient à un numéro qui n'existe plus. Sur un mandat de tierce partie le propriétaire signe, alors que vous avez contact avec un intermédiaire. L'intermédiaire ne peut pas réparer le mandat lui-même. Envoyez la correction ou le rappel à celui qui doit signer, et nommez le client final pour que l'intermédiaire sache de quel dossier il s'agit.
Numérique ou sur papier ?
Les deux formes existent. Le numérique est la norme dans les chaînes qui tournent du volume : le mandant remplit un formulaire, signe, et le PDF atterrit chez le représentant et le donneur d'ordre. Le papier reste l'exception, parce qu'il signifie une saisie manuelle et donc du retard. La douane exige une preuve, pas un format spécifique, tant que le contenu est juste. L'approbation du mandat n'est pas la même chose que l'approbation de l'envoi. Quelqu'un peut signer le POA alors que la facture manque encore, le classement est encore ouvert ou le T1 n'est pas encore apuré. Ne lisez pas un mandat signé comme un feu vert pour tout le dossier. Le statut de l'envoi se trouve ailleurs. Conservez le mandat avec les données de base du donneur d'ordre, pas seulement avec un dossier. Lors d'un contrôle a posteriori la douane demande la procuration qui valait à la date de la déclaration. Un PDF qui ne se trouve que dans la boîte du gestionnaire est alors perdu.
Qu'est-ce qui se passe mal sans mandat ?
La déclaration ne part pas, ou elle part alors que vous n'aviez pas le droit d'agir. Dans le premier cas le dossier reste incomplet jusqu'à ce que quelqu'un signe. Dans le second vous avez déposé une déclaration sans pouvoir, et c'est un problème plus grand qu'un document manquant. Les mandats expirés sont une variante silencieuse. La procuration valait, l'envoi est en route, et le jour du dépôt la date est passée. Construisez un rappel avant la date de fin, pas après. Un courrier le jour de l'expiration est trop tard pour un envoi qui doit être tiré ce matin-là. Un décalage de forme de représentation est le troisième piège. La déclaration est en directe, le mandat en indirecte, ou l'inverse. DMS ne peut pas toujours l'attraper. La douane l'attrape au contrôle. Mettez la forme dans la fiche et laissez la déclaration suivre cette fiche, au lieu de choisir la forme par dossier.