Machtiging
Ook bekend als: POA, power of attorney
Een machtiging is de volmacht waarmee de importeur of de eigenaar je toestaat douaneaangiften namens hem te doen. Zonder machtiging mag je niet aangeven, ook niet als alle stukken er zijn.
Wat is een machtiging voor de Douane?
Een machtiging is de schriftelijke of digitale volmacht van de aangever in wiens naam je de aangifte doet. In het Engels heet die POA, power of attorney. De Douane eist dat een vertegenwoordiger kan aantonen dat hij mag optreden. Zonder dat bewijs ben je een derde die andermans goederen aangeeft, en dat mag niet. De machtiging legt vast wie mag aangeven, voor welke handelingen, en of het om directe of indirecte vertegenwoordiging gaat. Dat laatste onderscheid bepaalt wie de douaneschuld draagt. Bij directe vertegenwoordiging is de opdrachtgever de aangever. Bij indirecte ben jij het zelf, naast de opdrachtgever. Een ontbrekende machtiging is een van de meest voorkomende redenen dat een dossier op niet compleet blijft staan. Factuur, paklijst en B/L zijn er. Het EORI-nummer is er. De aangifte gaat de deur niet uit, omdat niemand heeft getekend dat jij dat mag doen.
Wat moet er in de machtiging staan?
De identiteit van de volmachtgever (naam, adres, EORI), de identiteit van de vertegenwoordiger, de aard van de vertegenwoordiging, de handelingen die zijn toegestaan (invoer, uitvoer, douanevervoer, entrepot), en de geldigheid. Een machtiging zonder einddatum loopt door tot ze wordt ingetrokken. Een machtiging met datum stopt op die dag, ook als er nog zendingen onderweg zijn. Onderscheid een algemene machtiging van een machtiging per zending. In volume is de algemene vorm de standaard: één document dat alle aangiften dekt tot intrekking. In automotive en bij particuliere eigenaren is de machtiging vaak per voertuig of per zending, omdat de volmachtgever wisselt. De machtiging is geen vrijbrief voor elke fiscale handeling. Fiscale vertegenwoordiging voor de btw is een andere volmacht, met een andere aansprakelijkheid. Een douanemachtiging dekt de aangifte. Ze dekt niet automatisch artikel 23, een entrepotvergunning of het indienen van een verzoek om terugbetaling, tenzij dat erin staat.
Directe of indirecte vertegenwoordiging?
Bij directe vertegenwoordiging doe je de aangifte in naam en voor rekening van de opdrachtgever. De opdrachtgever is aangever en draagt de douaneschuld. Jij bent de gemachtigde. Dat is de gebruikelijke vorm als de opdrachtgever in de EU is gevestigd en een EORI heeft. Bij indirecte vertegenwoordiging doe je de aangifte in eigen naam maar voor rekening van de opdrachtgever. Jij bent zelf aangever, naast de opdrachtgever, en je deelt de aansprakelijkheid voor de schuld. Die vorm is nodig als de opdrachtgever niet in de EU is gevestigd, of als hij niet zelf als aangever wil of kan optreden. De machtiging moet die keuze expliciet maken. Een formulier dat alleen zegt dat je mag aangeven, zonder directe of indirecte, is onvolledig. Bij een controle vraagt de Douane naar de vertegenwoordigingsvorm op de aangifte én naar de machtiging die die vorm dekt. Die twee moeten hetzelfde zeggen.
Wanneer mag je aangeven zonder nieuwe machtiging?
Als er al een geldige algemene machtiging ligt van dezelfde volmachtgever, voor dezelfde handelingen en dezelfde vertegenwoordigingsvorm. Controleer die drie dingen per nieuwe opdrachtgever, niet alleen of er ergens een PDF in het archief staat. Een machtiging voor invoer dekt geen T1. Een machtiging tot vorig jaar dekt dit jaar niet. Bestaande klanten herken je op EORI of, bij particulieren, op naam en adres. Een tweede machtiging voor dezelfde partij maakt een dubbele stam. Een ontbrekende machtiging voor een bekende naam is geen uitzondering. Bedrijven fuseren, EORI's wijzigen, en de oude volmacht hangt aan een nummer dat niet meer bestaat. Bij een derde-partijmachtiging tekent de eigenaar, terwijl jij contact hebt met een tussenpartij. De tussenpartij kan de machtiging niet zelf herstellen. Stuur de correctie of de herinnering naar degene die moet tekenen, en noem de eindklant met naam zodat de tussenpartij weet welk dossier het is.
Digitaal of op papier?
Beide vormen komen voor. Digitaal is de standaard in ketens die volume draaien: de volmachtgever vult een formulier in, tekent, en de PDF landt bij vertegenwoordiger en opdrachtgever. Papier blijft de uitzondering, omdat het handmatige invoer betekent en daarmee vertraging. De Douane eist een bewijs, geen specifiek format, zolang de inhoud klopt. Goedkeuring van de machtiging is niet hetzelfde als goedkeuring van de zending. Iemand kan de POA tekenen terwijl de factuur nog ontbreekt, de indeling nog openstaat of de T1 nog niet is gezuiverd. Lees een getekende machtiging niet als groen licht voor het hele dossier. De status van de zending staat ergens anders. Bewaar de machtiging bij de stamgegevens van de opdrachtgever, niet alleen bij één dossier. Bij een controle achteraf vraagt de Douane naar de volmacht die gold op de datum van de aangifte. Een PDF die alleen in de mailbox van de behandelaar zit, is dan zoek.
Wat gaat er mis zonder machtiging?
De aangifte gaat de deur niet uit, of ze gaat de deur uit terwijl je niet mocht optreden. In het eerste geval blijft het dossier op niet compleet staan tot iemand tekent. In het tweede geval heb je een aangifte gedaan zonder bevoegdheid, en dat is een probleem dat groter is dan een ontbrekend document. Verlopen machtigingen zijn een stille variant. De volmacht gold, de zending is onderweg, en op de dag van aangeven is de datum verstreken. Bouw een herinnering in vóór de einddatum, niet erna. Een mail op de dag van verlopen is te laat voor een zending die die ochtend moet worden ingeschoten. Een mismatch in vertegenwoordigingsvorm is de derde valkuil. De aangifte staat op direct, de machtiging op indirect, of omgekeerd. DMS kan dat niet altijd vangen. De Douane vangt het bij controle. Zet de vorm in de stam en laat de aangifte die stam volgen, in plaats van de vorm per dossier te kiezen.