Poder
También conocido como: POA, autorización
Un poder es la autorización con la que el importador o el propietario le permite presentar declaraciones aduaneras en su nombre. Sin poder no puede declarar, aunque estén todos los papeles.
¿Qué es un poder para la aduana?
Un poder es la autorización escrita o digital de la persona en cuyo nombre presenta la declaración. En inglés se llama POA, power of attorney. La aduana exige que un representante pueda demostrar que puede actuar. Sin esa prueba usted es un tercero que declara mercancías ajenas, y eso no está permitido. El poder fija quién puede declarar, para qué actos, y si se trata de representación directa o indirecta. Esa última distinción determina quién carga con la deuda aduanera. En representación directa el mandante es el declarante. En representación indirecta es usted mismo, junto al mandante. Un poder que falta es una de las razones más frecuentes de que un expediente se quede incompleto. Están la factura, la lista de empaque y el B/L. Está el número EORI. La declaración no sale, porque nadie ha firmado que usted puede hacerlo.
¿Qué debe figurar en el poder?
La identidad del mandante (nombre, dirección, EORI), la identidad del representante, la naturaleza de la representación, los actos permitidos (importación, exportación, tránsito, depósito) y la validez. Un poder sin fecha de fin corre hasta su revocación. Un poder con fecha se detiene ese día, aunque aún haya envíos en camino. Distinga un poder general de un poder por envío. En volumen la forma general es la norma: un documento que cubre todas las declaraciones hasta la revocación. En automoción y con propietarios particulares el poder es a menudo por vehículo o por envío, porque el mandante cambia. El poder no es un cheque en blanco para cada acto fiscal. La representación fiscal para el IVA es otra autorización, con otra responsabilidad. Un poder aduanero cubre la declaración. No cubre de forma automática el artículo 23, una autorización de depósito o la presentación de una solicitud de devolución, salvo que figure en él.
¿Representación directa o indirecta?
En representación directa usted presenta la declaración en nombre y por cuenta del mandante. El mandante es el declarante y carga con la deuda aduanera. Usted es el apoderado. Esa es la forma habitual si el mandante está establecido en la UE y tiene un EORI. En representación indirecta usted presenta la declaración en nombre propio pero por cuenta del mandante. Usted mismo es declarante, junto al mandante, y comparte la responsabilidad de la deuda. Esa forma hace falta si el mandante no está establecido en la UE, o si no quiere o no puede actuar él mismo como declarante. El poder debe hacer esa elección explícita. Un formulario que solo dice que puede declarar, sin directa o indirecta, está incompleto. En un control la aduana pide la forma de representación en la declaración y el poder que cubre esa forma. Esas dos deben decir lo mismo.
¿Cuándo puede declarar sin un poder nuevo?
Si ya hay un poder general válido del mismo mandante, para los mismos actos y la misma forma de representación. Compruebe esas tres cosas por cada mandante nuevo, no solo si hay un PDF en algún sitio del archivo. Un poder para importación no cubre un T1. Un poder hasta el año pasado no cubre este año. Reconoce a los clientes existentes por el EORI o, en particulares, por nombre y dirección. Un segundo poder para la misma parte crea una ficha duplicada. Un poder que falta para un nombre conocido no es una excepción. Las empresas se fusionan, los EORI cambian, y la autorización antigua cuelga de un número que ya no existe. En un poder de tercero firma el propietario, mientras usted tiene contacto con un intermediario. El intermediario no puede reparar el poder él mismo. Envíe la corrección o el recordatorio a quien debe firmar, y nombre al cliente final para que el intermediario sepa de qué expediente se trata.
¿Digital o en papel?
Existen ambas formas. Lo digital es la norma en cadenas que mueven volumen: el mandante rellena un formulario, firma, y el PDF aterriza en el representante y el mandante. El papel sigue siendo la excepción, porque significa entrada manual y por tanto retraso. La aduana exige una prueba, no un formato específico, mientras el contenido sea correcto. La aprobación del poder no es lo mismo que la aprobación del envío. Alguien puede firmar el POA mientras aún falta la factura, la clasificación sigue abierta o el T1 aún no ha recibido descargo. No lea un poder firmado como luz verde para todo el expediente. El estado del envío está en otro sitio. Conserve el poder con los datos maestros del mandante, no solo con un expediente. En un control a posteriori la aduana pide la autorización que valía en la fecha de la declaración. Un PDF que solo está en el buzón del gestor está entonces perdido.
¿Qué falla sin un poder?
La declaración no sale, o sale cuando usted no tenía derecho a actuar. En el primer caso el expediente se queda incompleto hasta que alguien firma. En el segundo ha presentado una declaración sin competencia, y eso es un problema mayor que un documento que falta. Los poderes caducados son una variante silenciosa. La autorización valía, el envío está en camino, y el día de presentar la fecha ha pasado. Construya un recordatorio antes de la fecha de fin, no después. Un correo el día de caducidad es demasiado tarde para un envío que debe dispararse esa mañana. Un desajuste de forma de representación es la tercera trampa. La declaración está en directa, el poder en indirecta, o al revés. DMS no siempre puede pillarlo. La aduana lo pilla en el control. Ponga la forma en la ficha y deje que la declaración siga esa ficha, en lugar de elegir la forma por expediente.