Prénotification
Aussi connu sous le nom de: CLIENT PD, déclaration de contrôle
Une prénotification est la déclaration de contrôle que vous déposez avant l'arrivée pour les marchandises soumises à contrôle, aux Pays-Bas via CLIENT PD. Le retour est le code 1 (libre) ou le code 2 (contrôle).
Qu'est-ce qu'une prénotification via CLIENT PD ?
Une prénotification est l'avis de marchandises soumises à contrôle auprès de NVWA ou KCB, avant l'arrivée de l'envoi. Aux Pays-Bas cela passe par CLIENT Import PD. PD signifie plantkundige dienst, le service phytosanitaire. C'est le canal néerlandais pour les contrôles végétaux, pas un équivalent d'ATLAS, d'AES ou d'un système d'inspection britannique. Vous déposez la prénotification comme keuraangifte, déclaration de contrôle. Le service d'inspection répond par un code. Le code 1 signifie libre : l'envoi n'a pas à être contrôlé. Le code 2 signifie contrôle : contrôle documentaire ou inspection physique. Ce code produit un code de mainlevée qui doit entrer dans la déclaration d'importation. Sans ce code l'IMA est incomplète. DMS peut refuser la déclaration ou retenir la mainlevée jusqu'à ce que le résultat de contrôle soit là. La prénotification n'est donc pas un extra à côté de la déclaration douanière. C'est un maillon sans lequel l'importation de produit frais et végétal bloque.
Pour quelles marchandises une prénotification est-elle nécessaire ?
Pour les marchandises soumises à contrôle à l'entrée, surtout le produit végétal (légumes, fruits, plantes, plants) et, dans une chaîne séparée, le produit vétérinaire. Si un envoi est soumis, cela suit du code marchandises, du pays d'origine et des mesures dans TARIC. Un poivron du Maroc est un autre dossier qu'une machine du Japon. CLIENT PD couvre le côté végétal, vers NVWA et KCB. Ces deux-là se tiennent l'un à côté de l'autre et font en grande partie le même travail, avec une autre lunette : santé des plantes contre qualité. Le côté vétérinaire passe par TRACES-NT et CHED, pas par CLIENT PD. Ne confondez pas ces deux chaînes dans le dossier. Vérifiez l'obligation par ligne d'article, pas par conteneur. Un chargement mixte avec des lignes soumises et des lignes libres demande une prénotification pour la partie soumise. Une hypothèse selon laquelle tout le conteneur est libre parce que la majorité l'est, est une raison classique d'une IMA bloquée.
Quand la prénotification doit-elle partir ?
Avant l'arrivée. Le service d'inspection a besoin de l'avis pour décider s'il y aura un contrôle et pour planifier un inspecteur. Une prénotification qui ne part qu'à l'ATA ne laisse aucune marge. Pour le produit frais cette marge est de la durée de conservation. Contrôler un jour plus tard est un jour de moins en rayon. Utilisez l'ETA pour choisir le moment. Trop tôt, et les données de l'envoi changent encore (nombre de colis, poids, conteneur). Trop tard, et le code 2 atterrit sur un envoi déjà à quai sans rendez-vous de contrôle. La fenêtre pratique se situe dans les derniers jours avant l'arrivée, avec une mise à jour si l'ETA glisse. La connexion elle-même est gratuite. Seuls les contrôles réellement exécutés sont refacturés. C'est un argument pour prénotifier et ne pas parier sur une exemption. Une prénotification manquée coûte un jour. Une prénotification superflue qui renvoie le code 1 coûte un message.
Que faites-vous du code 1 et du code 2 ?
Vous mettez le code 1 dans la déclaration d'importation comme code de mainlevée. L'IMA peut passer, la douane voit que l'obligation de contrôle est traitée, et la mainlevée peut suivre sans que NVWA ou KCB voie l'envoi. Conservez le retour avec le dossier. Sur une question a posteriori c'est la preuve que la prénotification a été faite. Le code 2 signifie qu'il y aura un contrôle. Le processus automatique s'arrête. Quelqu'un planifie l'inspecteur, l'envoi reste disponible, et après le contrôle un message revient. Ce n'est qu'alors que l'IMA peut être libérée définitivement. La mainlevée douanière attend le contrôleur, pas l'inverse. Un contrôle physique dure jusqu'à la fin de la journée ou jusqu'au jour ouvrable suivant, pas jusqu'à la minute. Informez le donneur d'ordre tout de suite en cas de code 2. Pour le frais c'est la différence entre un envoi vendable et un envoi qui ne tient plus la chaîne. Le message est contrôle, pas refus. Le refus est un résultat possible du contrôle, pas le code lui-même.
Comment la prénotification tient-elle à la déclaration d'importation ?
Le code de mainlevée issu de CLIENT PD est une donnée sur l'IMA. Sans cette donnée il manque un document obligatoire ou une mesure obligatoire au code marchandises. DMS retient la déclaration ou la douane retient la mainlevée. Le T1 qui attend sur cette IMA reste alors aussi ouvert. Déposez la prénotification et l'IMA dans le bon ordre. D'abord la déclaration de contrôle, ensuite la déclaration d'importation avec le code. Une IMA qui part avant que le code soit là doit plus tard être complétée ou produit un contrôle. Si le code de mainlevée est connu au moment de l'importation, l'IMA peut suivre tout de suite. Sans le code elle reste. TRACES et CHED sont le pendant vétérinaire, pas le même avis. Un envoi qui a besoin des deux a deux prénotifications. Le code CHED appartient tout autant à l'IMA. Un contrôle vert n'annule pas l'autre.
Qu'est-ce qui se passe mal avec les prénotifications ?
Déposer trop tard est la première erreur. Le navire est là, le camion est prêt, et CLIENT PD doit encore tourner. Le code 2 à ce moment est un jour d'arrêt que vous auriez pu planifier. Envoyez la déclaration de contrôle sur l'ETA, pas sur l'ATA. La mauvaise identité de l'envoi est la deuxième. Numéro de conteneur, scellé, nombre de colis ou nom botanique qui ne correspond pas à ce qui arrive physiquement, produit un contrôle qui ne correspond pas ou un refus. NVWA et KCB contrôlent ce qui est là, pas ce qui aurait dû être à l'écran. La troisième erreur est de ne pas mettre le code dans l'IMA. La prénotification est verte, le contrôleur a fini, et la déclaration d'importation manque la donnée. DMS ou la douane retient. La chaîne voit deux sous-processus verts et une déclaration rouge. Le code est la charnière, pas une pièce jointe dans le courrier.