Vooraanmelding
Ook bekend als: CLIENT PD, keuraangifte
Een vooraanmelding is de keuraangifte die je vóór aankomst indient voor keuringsplichtige goederen, in Nederland via CLIENT PD. De terugkoppeling is code 1 (vrij) of code 2 (keuring).
Wat is een vooraanmelding via CLIENT PD?
Een vooraanmelding is de aanmelding van keuringsplichtige goederen bij NVWA of KCB, voordat de zending aankomt. In Nederland loopt dat via CLIENT Import PD. PD staat voor plantkundige dienst. Het is het Nederlandse kanaal voor plantaardige keuringen, geen equivalent van ATLAS, AES of een Brits inspectiesysteem. Je dient de vooraanmelding in als keuraangifte. De inspectiedienst antwoordt met een code. Code 1 betekent vrij: de zending hoeft niet gekeurd te worden. Code 2 betekent keuring: documentcontrole of fysieke inspectie. Die code levert een vrijgavecode op die in de invoeraangifte moet. Zonder die code is de IMA incompleet. DMS kan de aangifte weigeren of de vrijgave vasthouden tot de keuringsuitslag er is. De vooraanmelding is daarmee geen extraatje naast de douaneaangifte. Ze is een schakel zonder welke de invoer van vers en plantaardig product stokt.
Voor welke goederen is een vooraanmelding nodig?
Voor goederen die keuringsplichtig zijn bij binnenkomst, vooral plantaardig product (groente, fruit, planten, pootgoed) en in een aparte keten veterinair product. Of een zending plichtig is, volgt uit de goederencode, het land van oorsprong en de maatregelen in TARIC. Een paprika uit Marokko is een ander dossier dan een machine uit Japan. CLIENT PD dekt de plantkundige kant, richting NVWA en KCB. Die twee zitten naast elkaar en doen grotendeels hetzelfde werk, met een andere bril: plantgezondheid versus kwaliteit. De veterinaire kant loopt via TRACES-NT en CHED, niet via CLIENT PD. Verwar die twee ketens niet in het dossier. Controleer de plicht per artikelregel, niet per container. Een mixed load met keuringsplichtige en vrije regels vraagt een vooraanmelding voor het plichtige deel. Een aanname dat de hele container vrij is omdat het merendeel dat is, is een klassieke reden voor een vastgelopen IMA.
Wanneer moet de vooraanmelding de deur uit?
Voor aankomst. De inspectiedienst heeft de melding nodig om te beslissen of er gekeurd wordt en om een keurder in te plannen. Een vooraanmelding die pas bij ATA de deur uit gaat, laat geen ruimte. Bij vers product is die ruimte houdbaarheid. Een dag later keuren is een dag minder in het schap. Gebruik de ETA om het moment te kiezen. Te vroeg, en de gegevens van de zending wijzigen nog (aantal colli, gewicht, container). Te laat, en code 2 landt op een zending die al op de kade staat zonder keuringsafspraak. Het praktische venster zit in de laatste dagen voor aankomst, met een update als de ETA schuift. De koppeling zelf is kosteloos. Alleen keuringen die daadwerkelijk worden uitgevoerd, worden doorbelast. Dat is een argument om wel voor te melden en niet te gokken op vrijstelling. Een gemiste vooraanmelding kost een dag. Een overbodige vooraanmelding die code 1 teruggeeft, kost een bericht.
Wat doe je met code 1 en code 2?
Code 1 zet je in de invoeraangifte als vrijgavecode. De IMA kan door, de Douane ziet dat de keuringsplicht is afgehandeld, en vrijgave kan volgen zonder dat NVWA of KCB de zending ziet. Bewaar de terugkoppeling bij het dossier. Bij een vraag achteraf is dat het bewijs dat de vooraanmelding is gedaan. Code 2 betekent dat er gekeurd wordt. Het automatische proces stopt. Iemand plant de inspecteur, de zending blijft beschikbaar, en na de keuring komt een bericht terug. Pas dan mag de IMA definitief vrijgegeven worden. De Douanevrijgave wacht op de keurder, niet omgekeerd. Een fysieke keuring duurt tot het einde van de dag of tot de volgende werkdag, niet tot de minuut. Informeer de opdrachtgever meteen bij code 2. Bij vers is dat het verschil tussen een verkoopbare zending en een zending die de keten niet meer haalt. De boodschap is keuring, niet afkeur. Afkeur is een mogelijke uitkomst van de keuring, niet de code zelf.
Hoe hangt de vooraanmelding aan de invoeraangifte?
De vrijgavecode uit CLIENT PD is een gegeven op de IMA. Zonder dat gegeven ontbreekt een verplicht document of een verplichte maatregel bij de goederencode. DMS houdt de aangifte tegen of de Douane houdt de vrijgave vast. De T1 die op die IMA wacht, blijft dan ook open. Dien de vooraanmelding en de IMA in de juiste volgorde in. Eerst de keuraangifte, dan de invoeraangifte met de code. Een IMA die de deur uit gaat voordat de code er is, moet later worden aangevuld of levert een controle op. Is de vrijgavecode bekend op het moment van invoer, dan kan de IMA meteen volgen. Zonder code blijft hij staan. TRACES en CHED zijn de veterinaire evenknie, niet dezelfde melding. Een zending die beide nodig heeft, heeft twee vooraanmeldingen. De CHED-code hoort evenzeer in de IMA. Eén groene keuring laat de andere niet vervallen.
Wat gaat er mis bij vooraanmeldingen?
Te laat indienen is de eerste fout. De boot is binnen, de truck staat klaar, en CLIENT PD moet nog lopen. Code 2 op dat moment is een dag stilstand die je had kunnen plannen. Stuur de keuraangifte op de ETA, niet op de ATA. Verkeerde identiteit van de zending is de tweede. Containernummer, seal, aantal colli of botanische naam die niet klopt met wat er fysiek aankomt, levert een keuring op die niet matcht of een afwijzing. NVWA en KCB keuren wat er staat, niet wat er op het scherm had moeten staan. De derde fout is de code niet in de IMA zetten. De vooraanmelding is groen, de keurder is klaar, en de invoeraangifte mist het gegeven. DMS of de Douane houdt vast. De keten ziet twee groene deelprocessen en één rode aangifte. De code is het scharnier, niet een bijlage in de mail.