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Pourquoi les déclarations bloquent
Une déclaration qui bloque ne coûte pas des minutes mais des jours, et la facture arrive rarement chez celui qui a commis l'erreur. Ce texte porte sur les endroits où les dossiers restent réellement coincés, sur la raison pour laquelle le blocage le plus silencieux est le plus coûteux, et sur ce que change une validation avant dépôt plutôt qu'après un rejet.
Dans quelles catégories tombe une déclaration bloquée ?
Demandez à dix déclarants où leurs dossiers restent coincés et vous obtenez dix récits, mais les causes se ramènent à six catégories. Un document manquant ou erroné : pas d'EUR.1 alors que la préférence est revendiquée, un certificat sanitaire qui porte sur une autre expédition, une facture sans incoterm. Des données de base qui ne tiennent plus : un numéro EORI qui n'est plus actif, un code marchandise supprimé lors du changement de janvier, une adresse derrière un numéro de TVA qui diffère de celle de la facture. Une autorisation qui ne correspond pas à la déclaration. Un système douanier indisponible pendant un moment. Un contrôle attribué. Et en sixième : une notification qui n'a tout simplement jamais été faite. Ces six cas ne se comportent pas de la même manière et ne méritent donc pas la même attention. Les trois premiers produisent un rejet assorti d'un code, et un rejet est agaçant mais visible. Quelqu'un le voit, quelqu'un le reprend, et le dossier repart. Le quatrième et le cinquième consistent à attendre quelque chose hors de votre portée, avec au moins un statut affiché. Le sixième est le seul où personne ne remarque quoi que ce soit, et c'est précisément pour cela qu'il coûte le plus cher.
Quelles données de base cessent de tenir ?
Les données de base ne lâchent pas au moment où vous en avez besoin. Elles expirent entre-temps, un jour où personne ne les regardait. Le numéro EORI d'un client qui a changé de forme juridique reste dans votre système tel qu'il y a été inscrit l'an dernier. Le registre européen dit autre chose, et DMS se fie au registre, pas à votre saisie. Le code marchandise raconte la même histoire, avec une date fixe en plus. Au 1er janvier, la nomenclature combinée bouge : des codes disparaissent, sont scindés, ou reçoivent une autre mesure en dessous. Un code qui passait chaque semaine sans encombre en décembre n'existe plus en janvier. L'article n'a pas changé, le client n'a rien fait, et pourtant la déclaration revient. Les autorisations forment le troisième groupe. Une autorisation article 23, une autorisation d'entrepôt ou une autorisation d'inscription dans les écritures est rattachée à un seul numéro EORI, a une durée de validité et une description de ce qui en relève. Si la déclaration ne s'y raccorde pas, le message de DMS est techniquement exact et ne dit rien : il indique que l'autorisation ne correspond pas, pas sur quel point elle ne correspond pas.
Pourquoi la notification jamais faite est-elle la plus coûteuse ?
Dans les cinq premières catégories, quelque chose ne va visiblement pas. Il y a un rejet, un avis de panne ou un ordre de contrôle, et tant que quelque chose s'affiche, quelqu'un le regarde. Dans la sixième, il n'y a rien. Le dossier est complet, la déclaration est acceptée, le MRN y figure, et dans le système tout paraît terminé. Sauf que la notification au terminal n'a jamais été faite, ou que le MRN n'a jamais été rattaché au numéro de conteneur, ou que la mainlevée n'a jamais été transmise à celui qui en avait besoin. Le conteneur reste alors là comme si une déclaration devait encore arriver. Personne ne reçoit de message d'erreur, puisqu'il n'y a pas d'erreur. Il y a une action qui n'a pas été exécutée, et une action non exécutée ne génère aucun retour. Cette catégorie est donc presque toujours découverte par quelqu'un d'autre. Par le chauffeur planté devant une grille fermée, par le client qui appelle parce que son propre client appelle, ou par une facture d'armateur plus élevée que prévu. À ce moment-là le temps est déjà passé, et le temps est justement ce que l'on ne rachète pas après coup.
Que coûte une journée d'immobilisation sur un conteneur ?
L'horloge tourne à plusieurs endroits en même temps, et elle ne s'arrête nulle part parce que vous cherchez dans un portail. Les surestaries commencent à courir dès que les jours francs au terminal sont épuisés. La détention court tant que le conteneur n'est pas revenu vide chez l'armateur. Les deux se comptent par conteneur et par jour, en paliers, si bien que le deuxième jour coûte rarement le même prix que le premier. Sur un reefer s'ajoute l'électricité. Tant que le conteneur est branché, la prise se facture au jour, et elle ne se débranche pas parce que la déclaration n'est pas bouclée. Sur du produit frais, la durée de vie continue de s'écouler en plus. Une palette qui reste deux jours de plus au terminal arrive chez le destinataire avec deux jours de vie en rayon en moins, et cette perte ne figure sur aucune facture douanière. Et puis il y a l'agenda des autres. Un créneau d'inspection auprès de l'organisme de contrôle ou une place au scanner ne se retrouve pas toujours le jour même. Si vous le manquez, vous ne glissez pas d'une heure mais jusqu'au prochain jour disponible, et le transport prévu derrière glisse avec vous.
Pourquoi les rejets arrivent-ils par vagues, autour de janvier et des mises à jour ?
Les rejets ne sont pas répartis uniformément sur l'année. La première semaine ouvrée de janvier est chaque année la plus chargée, et la raison est administrative plutôt qu'opérationnelle. La nomenclature combinée change au 1er janvier, des mesures TARIC expirent ou entrent en vigueur, et les contingents tarifaires rouvrent. Tout ce qui s'est accumulé pendant les semaines de fin d'année est déposé la même semaine, avec des codes hérités de l'année précédente. La deuxième vague tient aux systèmes eux-mêmes. Autour d'une mise en production de DMS ou de NCTS, quelque chose change dans les contrôles, dans les listes de codes ou dans la lecture d'un message. Des déclarations qui passaient sans remarque la semaine d'avant reviennent avec un message jamais vu. Les premiers jours suivant une mise en production, il n'est pas immédiatement clair si le problème vient de votre dossier ou du côté de la douane. Ces deux vagues se voient venir. Le changement de janvier est fixé longtemps à l'avance et les mises en production sont annoncées. La différence tient à ce que vous en faites : passer vos données de base en revue avant le changement d'année, ou découvrir dossier par dossier, la première semaine de janvier, quels codes ont disparu alors que les conteneurs sont déjà là.
Que change une validation avant dépôt plutôt qu'après un rejet ?
Un rejet est une manière coûteuse de découvrir une erreur. Entre les deux s'intercalent un dépôt, un temps d'attente, un retour dans une liste de codes qui ne nomme pas la cause, une correction et un second dépôt. Pendant tout ce temps le dossier est déjà rattaché à un conteneur et l'horloge continue de tourner. Valider avant le dépôt fait remonter la plus grande partie de ces catégories. Le code marchandise face à la base tarifaire nationale et à EU TARIC, mesures comprises et codes documents que ces mesures rendent obligatoires. Le numéro de TVA via VIES et le numéro EORI face au registre européen. L'autorisation face au numéro EORI auquel elle est rattachée. Facture, liste de colisage et connaissement confrontés sur la valeur, le poids et les quantités. Certificats vérifiés sur la validité, l'origine et la signature. Ce que vous y gagnez, ce n'est pas que plus rien n'ira jamais de travers. Un ordre de contrôle ne se valide pas d'avance, une panne douanière non plus. Ce que vous gagnez, c'est que les erreurs que vous pouvez corriger vous-même deviennent visibles au moment où les corriger ne coûte encore rien : avant que le dossier parte, et avant qu'un conteneur qui coûte de l'argent chaque jour y soit rattaché.
Comment rendre visible un dossier bloqué sans ouvrir trois portails ?
Le problème de la catégorie silencieuse n'est pas que l'information manque. Le statut douanier est dans DMS, le statut du conteneur est chez Portbase, la mainlevée est sur le portail du terminal, et avec assez de temps vous pouvez consulter les trois. Mais personne ne consulte trois portails pour un dossier qui n'a l'air d'avoir aucun problème, et c'est justement celui qui est bloqué. Ce qui aide, c'est une vue unique par dossier où le statut douanier et le statut terminal se regardent côte à côte. D'un côté : accepté ou rejeté, MRN attribué, mainlevée ou contrôle. De l'autre : la notification a-t-elle été faite, le MRN est-il rattaché au numéro de conteneur, le conteneur est-il libre au terminal. Dès que les deux côtés tiennent dans le même écran, la combinaison auparavant invisible se lit d'un coup d'œil : déclaration en ordre, conteneur non. SKAI se connecte pour cela à Portbase et aux terminaux de Rotterdam et place le statut terminal à côté du statut douanier dans le même dossier. Un dossier immobilisé plus longtemps qu'il ne devrait ressort alors parce qu'il est immobilisé, et non parce que quelqu'un appelle en fin de semaine.
