Veiligheidsinformatieblad
Ook bekend als: VIB, SDS, MSDS
Het veiligheidsinformatieblad is het zestienrubrieken-document waarmee je de indeling, de REACH-status en de vervoerseisen van een stof onderbouwt. Bij een douanecontrole is het meestal het eerste stuk dat wordt gevraagd.
Waarom vraagt een controleur het VIB als eerste?
Omdat het blad de stof identificeert op een manier die de factuur niet doet. De factuur noemt een handelsnaam en een prijs. Het VIB noemt CAS, EG-nummer, samenstelling, gevaren, vlampunt, UN-nummer, klasse en de regelgeving die op de stof rust. Daarmee toets je de goederencode, de TARIC-maatregel, de ADR-classificatie en de REACH-status in één stuk. Bij een fysieke controle is het blad het bewijs dat je weet wat er in de colli zit. Een dossier met alleen een factuur 'chemicals' of 'cleaning product' is een dossier zonder identiteit. Het VIB geeft die identiteit, mits het bij deze zending hoort: dezelfde stof, dezelfde leverancier, dezelfde versie. MSDS is de oude naam, vooral in Amerikaanse stukken. SDS of VIB is de REACH-naam. Een Amerikaans MSDS van twaalf rubrieken is niet het EU-blad van zestien rubrieken. Vervang het, of vraag het EU-blad aan, voordat je het als onderbouwing in een Uniedossier stopt.
Welke van de zestien rubrieken tellen voor de aangifte?
Rubriek 1: identificatie van de stof, de leverancier, CAS, EG, REACH-registratienummer. Rubriek 2: gevarenindeling volgens CLP. Rubriek 3: samenstelling en concentraties, vaak de sleutel tot de tariefpost. Rubriek 9: fysische eigenschappen, waaronder het vlampunt, dat bij brandbare vloeistoffen de indeling dwingt. Rubriek 14: vervoersgegevens, UN-nummer, officiële naam, klasse, verpakkingsgroep. Rubriek 15: regelgeving, autorisatie, beperking, nationale voorschriften. De andere rubrieken zijn voor de gebruiker en de hulpverlening: eerste hulp, brand, accidental release, handling, blootstelling, toxicologie, ecologie, verwijdering. Die hoef je niet in de aangifte, maar ze horen wel bij het stuk dat je bewaart, omdat de controleur het hele blad kan vragen, niet alleen 3, 9 en 14. Een blad waarop rubriek 14 'niet van toepassing' zegt terwijl de stof duidelijk klasse 3 is, is een blad dat niet bij de zending hoort of niet is bijgewerkt. Een blad waarop rubriek 3 de concentraties weglaat, laat je de tariefpost gokken. Beide zijn een stop.
Welke versie, welke taal, welke leverancier?
Het blad moet horen bij de stof die je invoert, van de leverancier van deze zending, in een versie die de huidige CLP-indeling en de huidige REACH-status draagt. Een blad van de vorige leverancier, of van drie jaar geleden, kan een andere indeling, een ander UN-nummer of een ingetrokken registratie dragen. Dat is erger dan geen blad, omdat het de vrachtbrief en de aangifte tegenspreekt. De taal is de taal van de lidstaat van de gebruiker. Voor een Nederlandse ontvanger is dat Nederlands, of in elk geval een blad dat aan de taaleis van REACH voldoet. Een Engels blad kan intern nuttig zijn. Het is niet altijd het voorgeschreven stuk voor de gebruiker hier. Vraag het blad op bij de intake, niet bij de controle. Zet versie en datum in de artikelkaart, en vervang de kaart als er een nieuw blad binnenkomt. Chemie wijzigt. Een artikelkaart zonder versie van het VIB is een kaart die je niet kunt verdedigen.
Hoe voedt het VIB de goederencode en het UN-nummer?
Rubriek 3 en 9 voeden de tariefpost. Een organische verbinding met een bepaald functionele groep, een vlampunt onder een drempel, een gehalte aan een stof die een restpost of een specifieke post dwingt: dat staat in het blad, niet op de factuur. Wie indeelt op de handelsnaam, indeelt in de verkeerde kolom, en mist de maatregel die bij de juiste post hoort. Rubriek 14 voedt het UN-nummer, de klasse en de verpakkingsgroep. Die set gaat naar het ADR-document en naar de etikettering, niet naar DMS. Als 14 leeg is, is de stof niet geclassificeerd als gevaarlijk voor vervoer, of het blad is onvolledig. Dat verschil moet je kennen voordat de trailer wordt besteld. Leg 3, 9 en 14 naast elkaar. Een stof met vlampunt 20 °C en een UN-nummer van een niet-brandbare klasse is een intern conflict in het blad, of een blad van twee stoffen. Los dat op met de leverancier, niet met een gok in de artikelkaart.
Hoe hangt het VIB aan REACH, en wat als het nummer ontbreekt?
Rubriek 1 of 15 draagt het REACH-registratienummer als de stof boven de drempel is geregistreerd. Ontbreekt het nummer, dan zijn er drie lezingen: de stof zit onder één ton per jaar, ze is uitgezonderd, of ze is niet geregistreerd en mag niet op de markt. De derde lezing is de default tot het tegendeel is onderbouwd, niet de eerste. Een Only Representative hoort in dezelfde identificatie zichtbaar te zijn, of in de keten van de importeur. Het VIB van een Aziatische producent zonder EU-vertegenwoordiger is een blad van iemand die zelf niet kan registreren. De importeur is dan de registreerder, of de stof gaat niet het vrije verkeer in. DMS vraagt dit nummer niet. De inspectie later wel, en de afnemer die zelf onder REACH valt ook. Een dossier zonder VIB, of met een VIB zonder identificatie, is een dossier dat die vraag niet kan beantwoorden.
Wat bewaar je, en hoe lang, naast de aangifte?
Het blad van deze zending, deze leverancier, deze versie, bij het dossier, naast factuur, paklijst en vervoersdocument. Niet 'het VIB van deze stof' in een algemene map van 2019. Bij een controle na invoer, of bij een incident, is de vraag welk blad bij díe colli hoorde. Een algemeen blad beantwoordt die vraag niet. De douanebewaarplicht is in Nederland zeven jaar. Het VIB valt daaronder als het de onderbouwing van de indeling en van de documenten is. Langer bewaren is een keuze van de klant, niet een belofte van een systeem. Wat je niet mag doen, is het blad weggooien zodra de trailer is weggereden, omdat 'het een transportstuk is'. Houd de koppeling zichtbaar: dit MRN, dit artikel, dit VIB, deze versie. Zonder die koppeling is het blad een pdf in een mailbox, en een pdf in een mailbox is bij een navordering van drie jaar later zoek.