Koopfactuur
Ook bekend als: bill of sale, bill of sales
De koopfactuur is het bewijs van aankoop, bij voertuigen de bill of sale. Zij onderbouwt de douanewaarde en is niet hetzelfde als de handelsfactuur of een pro-formafactuur.
Wat is een koopfactuur en wanneer heb je die nodig?
De koopfactuur is het stuk dat aantoont dat de koper de goederen heeft gekocht en tegen welke prijs. Bij voertuigen heet hij bill of sale. De Douane gebruikt hem als bron voor de transactiewaarde, de basis van de douanewaarde. Bij gewone handelszendingen is de handelsfactuur vaak hetzelfde stuk. Bij voertuigen, schadeauto's en particuliere aankopen is dat niet zo. Daar is de koopfactuur het bewijs van de transactie, en de handelsfactuur ontbreekt of is een later document van een handelaar. Zonder koopfactuur kun je de douanewaarde niet onderbouwen. Een IMA met een geschat bedrag houdt bij een controle geen stand. De Douane vraagt het stuk, de betaalbewijzen, en of de prijs de werkelijk betaalde prijs is. Vraag het stuk op bij intake, niet bij de IMA. Een koopfactuur die drie dagen later uit een mailbox komt, heeft de T1-termijn al laten lopen. Compleet is compleet als het stuk er is, niet als de aangifte klaar is.
Hoe verschilt de koopfactuur van de handelsfactuur en de proforma?
De handelsfactuur is het stuk tussen verkoper en koper in de handelsstroom, met goederencode, Incoterm, oorsprong en de prijs. De pro-formafactuur is een vooraankondiging, geen bewijs van een gesloten transactie. De koopfactuur is het bewijs dat de eigendom of het bezit is overgegaan tegen een prijs. Bij voertuigen staat op de bill of sale het VIN, de koper, de verkoper, de prijs en de datum. Dat VIN is de sleutel van het dossier: elke aangifte, elke status en elk document hangt aan dat chassisnummer. Een proforma met een symbolisch bedrag is voor de Douane geen koopfactuur. Monsters en consignatie hebben geen transactiewaarde en vallen terug op de secundaire waarderingsmethoden. Een bill of sale van één euro voor een rijdende auto evenmin. Vraag bij voertuigen nadrukkelijk om de bill of sale, niet om een dealerfactuur van later. De Douane waardeert de transactie die de auto de EU in brengt, niet een doorverkoop daarna.
Wat moet er op de koopfactuur staan voor de aangifte?
Partijen, datum, een herkenbare omschrijving, de prijs, de valuta, en bij voertuigen het VIN. Ontbreekt het VIN, dan is het stuk niet te koppelen aan de zending. Ontbreekt de prijs, dan is er geen transactiewaarde. De prijs op de koopfactuur is het startpunt, niet het eindpunt. Vracht en verzekering tot de EU-grens tellen op. Kosten na binnenkomst mogen eraf als ze afzonderlijk blijken. Een koopfactuur inclusief binnenlands transport zonder splitsing, laat die aftrek niet toe. Kortingen tellen alleen mee als ze op het moment van waardering vaststaan. Een naderhand verleende bonus hoort niet in de douanewaarde van deze zending, tenzij de Douane daar een aparte afspraak over heeft. Reken de valuta om tegen de koers van de aangiftedatum, niet tegen de koers op de factuurdatum, tenzij de regels van de Douane dat anders voorschrijven. Een dollarfactuur van vorige maand is op de IMA een eurobedrag van vandaag.
Hoe werkt de koopfactuur in een voertuigenstroom?
In de Nederlandse voertuigenimport is de koopfactuur een van de stukken zonder welke het dossier niet op compleet gaat. Daarnaast horen een machtiging, een identiteitsbewijs van de koper en een betaalbewijs. Op basis van die stukken worden de factuurwaarde en de gewichten ingevuld. De IMA volgt pas als dat klopt. Een container met meerdere auto's heeft meerdere koopfacturen, één per VIN, onder één T1 en daarna per auto of per groep een invoeraangifte. Ontbreekt de koopfactuur, dan kan de auto naar een entrepot, waar incomplete data mag liggen. Op een locatie zonder entrepotvergunning kan dat niet. De koopfactuur is in die keten het verschil tussen inklaren en stallen. Zet de koopfactuur als verplicht stuk op het VIN, niet op de container. Eén ontbrekende bill of sale mag niet de hele bak tegenhouden als de overige auto's compleet zijn en de locatie splitsing toelaat. Het entrepot is daarvoor bedoeld, niet als parkeerplaats voor luie intake.
Wat controleert de Douane achteraf aan de koopfactuur?
Of de prijs de werkelijk betaalde prijs is, of koper en verkoper verbonden zijn, en of er naast de factuur nog royalty's, provisies of nabetalingen lopen. Een transferprijs tussen groepsmaatschappijen mag de transactiewaarde onderuit halen. De Douane legt de koopfactuur naast de betaling. Een factuur van twaalfduizend en een betaling van achtduizend vraagt om uitleg. Een factuur zonder betaling eveneens, tenzij de Incoterm en het contract dat verklaren. Bij voertuigen komt daar het VIN bij. Het chassisnummer op de koopfactuur moet hetzelfde zijn als op de aangifte, op het vervoersdocument en op de auto zelf. Een mismatch is een documentfout die de vrijgave tegenhoudt, ook als de waarde klopt. Bewaar het stuk bij het dossier, niet in een algemene factuurmap. Bij een controle achteraf moet de koopfactuur van díé auto in seconden boven water komen, met hetzelfde VIN als op de IMA.
Wat gaat er mis met koopfacturen in de aangifte?
Het meest voorkomende gat is een ontbrekend stuk: de IMA is klaar, de bill of sale zit nog in de mailbox van de koper. Het dossier blijft op niet compleet staan, de T1-termijn loopt door. Het tweede gat is een waarde die niet uit het stuk komt. Een geschat bedrag, een afgeronde factuur, of een prijs in een andere valuta zonder koers. De Douane rekent de waarde na op de wisselkoers van de aangiftedatum. Het derde gat is het verwarren van koopfactuur en handelsfactuur. Wie de handelsfactuur van de dealer indient terwijl de auto van een particuliere verkoper komt, heeft het verkeerde stuk. De transactie die de waarde bepaalt, is de aankoop, niet de latere doorverkoop. Een scan die onleesbaar is, telt als ontbrekend. OCR dat een VIN mist, ook. Het stuk moet het nummer dragen dat op de auto staat. Anders is het een factuur van een andere zending, hoezeer de prijs ook klopt.