Factuurverklaring
Ook bekend als: oorsprongsverklaring, invoice declaration
Een factuurverklaring is de oorsprongsverklaring die de exporteur op de factuur zet om preferentie te claimen. Op zichzelf is zij geen sluitend bewijs. Alleen de fabrikant kan de oorsprong werkelijk aantonen.
Wat is een factuurverklaring?
De factuurverklaring is een standaardzin op de handelsfactuur waarin de exporteur verklaart dat de goederen de preferentiële oorsprong hebben van het betrokken akkoord. Onder nieuwere akkoorden heet hetzelfde stuk een attest van oorsprong, afgegeven door een geregistreerde exporteur in REX. Zij vervangt bij veel zendingen het EUR.1-certificaat. Het EUR.1 stampt de douane van het land van uitvoer. De factuurverklaring zet de exporteur zelf. Dat scheelt een loket, en verschuift de aansprakelijkheid naar de tekst op de factuur. De verklaring is alleen geldig als de bewoording klopt, als de exporteur daartoe bevoegd is, en als de goederen materieel aan de oorsprongsregels van dat akkoord voldoen. Een zin op briefpapier is niet genoeg. Kopieer de zin uit het akkoord, niet uit een oude factuur van een ander land. Een verklaring onder het verkeerde akkoord is geen bewijs, ook als elk woord oorsprong ademt. Het akkoord is de bron, de factuur is de drager.
Wanneer mag je een factuurverklaring gebruiken in plaats van een EUR.1?
Onder de meeste akkoorden mag een niet-geregistreerde exporteur de verklaring op de factuur zetten tot een drempelbedrag, in veel gevallen zesduizend euro. Daarboven is een EUR.1 nodig, of een registratie als exporteur in REX, waarna het attest onbeperkt op de factuur mag. Die drempel is geen vrijbrief. Ook onder de drempel moeten de goederen voldoen aan de lijstregels van het akkoord. De Douane van invoer kan de oorsprong naderhand controleren en bij de importeur naheffen. REX is de registratie van de exporteur. Het nummer hoort op de verklaring. Een attest zonder REX-nummer, of met een nummer dat niet bestaat, is geen geldig bewijs. Het tarief valt dan terug op het derdelandentarief. Registreer de exporteur in REX voordat het volume over de drempel gaat, niet erna. Een zending van boven de drempel zonder REX en zonder EUR.1 is een IMA tegen het derdelandentarief, wat de koper niet had afgesproken.
Waarom is de factuurverklaring geen sluitend bewijs?
Omdat oorsprong een feit in de keten is, niet een zin op een factuur. Alleen de fabrikant weet welke materialen zijn gebruikt en welke bewerking de laatste ingrijpende was. Een handelaar die doorverkoopt, kan die kennis niet uit de lucht toveren. De factuurverklaring is het stuk dat de importeur bij de aangifte overlegt. De onderbouwing erachter zijn de leveranciersverklaringen, de stuklijsten, de productierecords. Zonder die laag is de verklaring een claim, geen bewijs. Bij een controle achteraf vraagt de Douane die laag op, of laat de douane van uitvoer dat doen. Blijkt de oorsprong onjuist, dan wordt nageheven bij de importeur die het preferentiële tarief heeft geclaimd, ook als de leverancier de zin op de factuur zette. Vraag die onderbouwing bij de eerste levering, niet bij de eerste controle. Een fabrikant die drie jaar later de stuklijst moet reconstrueren, levert een verklaring die de Douane niet accepteert. De papieren van toen zijn het bewijs, niet de herinnering.
Wat moet er op de verklaring staan?
De voorgeschreven tekst van het akkoord, de naam en handtekening of de digitale equivalent van de exporteur, de datum, en bij REX het registratienummer. Vrije herformulering maakt het stuk ongeldig, ook als de bedoeling duidelijk is. De verklaring moet op het moment van aangifte beschikbaar zijn, of binnen de termijn worden nagezonden. Aangeven met preferentie zonder stuk, in de hoop dat het nog komt, is een naheffing met rente als het stuk uitblijft. De goederen op de factuur moeten dezelfde zijn als op de aangifte. Een verklaring over een andere zending, een andere factuurregel of een andere oorsprong dan de aangegeven, is geen bewijs voor deze IMA. Zet de verklaring op de factuur van deze zending, niet op een periodieke afrekening. De Douane matcht stuk en IMA. Een maandfactuur met één zin over alle zendingen dekt de IMA van dinsdag niet vanzelf.
Hoe hangt de factuurverklaring samen met de preferentiecode?
Op de invoeraangifte claim je preferentie met een preferentiecode en een documentcode, de bescheidencode. De factuurverklaring is het document achter die codes. Code en stuk moeten bij hetzelfde akkoord horen. Een preferentiecode voor een akkoord met Zuid-Korea plus een factuurverklaring onder het Canadese akkoord is intern tegenstrijdig. DMS kan dat doorlaten als de codes bestaan. De Douane vangt het bij een controle. Zonder geldig stuk geldt het derdelandentarief, ook als het product er materieel recht op zou hebben. Het recht bestaat pas als het bewijs er is, niet als de oorsprong inhoudelijk klopt. Maak van code, akkoord en stuk één stamgegeven per artikel. De declarant kiest dan geen code uit een lijst. Hij trekt de set die bij het artikel hoort. Dat is de enige manier om Korea en Canada niet te verwisselen op een drukke dag.
Hoe houd je factuurverklaringen beheersbaar?
Vraag leveranciersverklaringen bij inkoop, niet pas bij een controle. Een langlopende leveranciersverklaring dekt een periode van maximaal twee jaar en is de basis waarop de exporteur zelf een factuurverklaring mag zetten. Leg per artikel vast onder welk akkoord er preferentiële oorsprong is, op welke regel, en welk stuk je daarvoor gebruikt. Zonder die vastlegging is elke claim op de IMA een aanname. Controleer bij een wissel van grondstof of toeleverancier of de oorsprong nog staat. Een weefsel van buiten het akkoord kan de preferentie laten vervallen zonder dat het eindproduct er anders uitziet. Dat merk je bij een naheffing, jaren later. Een wissel van weefsel, van fabriek of van land van laatste bewerking is een nieuw oorsprongsoordeel. Zet dat oordeel opnieuw vast voordat de volgende IMA preferentie claimt. De oude verklaring dekt de nieuwe keten niet.