Fiscale vertegenwoordiging
Ook bekend als: fiscaal vertegenwoordiger
Fiscale vertegenwoordiging is de constructie waarmee een niet in Nederland gevestigde ondernemer hier zijn btw-verplichtingen bij invoer nakomt. De vertegenwoordiger is aansprakelijk voor de btw die via die constructie loopt.
Wanneer heb je een fiscaal vertegenwoordiger nodig?
Een ondernemer die niet in Nederland is gevestigd en hier goederen invoert, kan niet zomaar een Nederlandse btw-administratie voeren of een artikel 23-vergunning op eigen naam houden. Daarvoor wijst hij een fiscaal vertegenwoordiger aan, een in Nederland gevestigde partij die de btw-verplichtingen voor hem nakomt. Dat is iets anders dan een douanevertegenwoordiger. De expediteur die de invoeraangifte indient, is de douanevertegenwoordiger. De fiscale vertegenwoordiger doet de btw-aangifte, houdt de artikel 23-vergunning in de lucht en is aanspreekpunt voor de Belastingdienst. Soms is het dezelfde onderneming, vaak niet. Wie de twee rollen op één machtiging zet, mengt twee aansprakelijkheden. De plicht ontstaat bij invoer in Nederland, niet bij een doorvoer. Goederen die onder T1 naar een andere lidstaat gaan, worden daar in het vrije verkeer gebracht en daar btw-plichtig. Fiscale vertegenwoordiging in Nederland is dan niet nodig. Breng je dezelfde goederen hier in het vrije verkeer, dan wel.
Wat is het verschil tussen beperkte en algemene fiscale vertegenwoordiging?
De beperkte fiscale vertegenwoordiging dekt de btw bij invoer, en in de inrichting die daarbij hoort de intra-EU leveringen van diezelfde ingevoerde goederen. De buitenlandse ondernemer blijft buiten de Nederlandse btw voor zijn overige omzet. Dat is de klassieke constructie voor een importeur die hier inklaart en meteen doorlevert naar klanten in andere lidstaten, of naar een Nederlandse afnemer met verlegging. De algemene fiscale vertegenwoordiging dekt de hele Nederlandse btw-plicht van de buitenlandse ondernemer: invoer, binnenlandse leveringen, verwervingen, de hele aangifte. Die gebruik je als de ondernemer hier ook lokaal verkoopt, voorraad aanhoudt waaruit hij levert, of omzet heeft die buiten de invoerstroom valt. De keuze is geen smaak. Een beperkte vertegenwoordiging op een stroom met binnenlandse leveringen zonder verlegging is te krap, en de Belastingdienst legt dat later alsnog om. Een algemene vertegenwoordiging op een pure doorleverstroom is te ruim, en de vertegenwoordiger sleept aansprakelijkheid mee die hij niet hoeft te dragen.
Waarvoor is de vertegenwoordiger aansprakelijk?
De fiscale vertegenwoordiger is hoofdelijk aansprakelijk voor de btw die via de vertegenwoordiging loopt. Als de buitenlandse ondernemer niet betaalt, of als de aangifte onjuist is, kan de Belastingdienst het bedrag bij de vertegenwoordiger innen. Dat is geen theoretisch risico. Het is de reden dat vertegenwoordigers een zekerheid vragen, een screening doen en een opdracht weigeren als de keten niet klopt. De aansprakelijkheid volgt de scope van de vertegenwoordiging. Bij beperkt is het de invoer-btw en de btw op de intra-EU leveringen die daaraan vastzitten. Bij algemeen is het de hele Nederlandse btw van die ondernemer. Een fout in een binnenlandse factuur valt bij algemeen op het bord van de vertegenwoordiger, bij beperkt niet. Voor de expediteur die niet de fiscale vertegenwoordiger is, is de les dat hij die aansprakelijkheid niet per ongeluk moet overnemen. Een vage machtiging, een artikel 23-nummer van de vertegenwoordiger op een dossier waar jij indirect aangever bent, of een btw-aangifte die je 'even meeneemt', verschuift risico dat niet in je tarief zit.
Hoe hangt fiscale vertegenwoordiging aan artikel 23 en aan de invoeraangifte?
In de klassieke keten houdt de beperkte fiscale vertegenwoordiger de artikel 23-vergunning. Op de invoeraangifte staat hij als fiscaal vertegenwoordiger, met zijn vergunningnummer, en de btw wordt verlegd. De goederen komen in het vrije verkeer zonder betaling van invoer-btw aan de Douane. Daarna levert de buitenlandse ondernemer door, met een intra-EU levering of een binnenlandse levering onder verlegging, en de vertegenwoordiger neemt dat op in de btw-aangifte. Op de douaneaangifte moeten de partijen kloppen. De importeur is de buitenlandse ondernemer. De fiscale vertegenwoordiger is de partij met de artikel 23-vergunning. De douanevertegenwoordiger is wie de aangifte indient, in directe of indirecte vertegenwoordiging. Drie rollen, drie nummers. Verwissel je ze, dan int de Douane de btw, of weigert DMS de combinatie. Die drie rollen horen in de stamgegevens van de opdrachtgever als één set. Wie ze per dossier opnieuw bedenkt, zet vroeg of laat het EORI van de expediteur op de plaats van de importeur, en dan is de zending ineens van een andere belastingplichtige.
Wat moet er in de machtiging en in de administratie staan?
De fiscale vertegenwoordiging rust op een schriftelijke aanwijzing, vaak in combinatie met een inschrijving bij de Belastingdienst. Daarin staat de scope: beperkt of algemeen, welke btw-nummers, welke vergunningen, vanaf wanneer. Zonder die scope is later niet te reconstrueren welke zendingen onder de vertegenwoordiging vielen, en dat is precies de vraag bij een controle. De administratie moet per invoer herleidbaar zijn naar de btw-aangifte van het tijdvak. MRN, btw-bedrag, artikel 23-nummer, daaropvolgende levering met listing of binnenlandse factuur. Een expediteursdossier dat die keten niet draagt, laat de vertegenwoordiger met een gat zitten: hij moet de btw aangeven over een invoer waarvan hij de stukken niet heeft. Bewaar de aanwijzing naast de douanemachtiging, niet in plaats ervan. Het zijn twee stukken. De ene gaat over btw en de Belastingdienst, de andere over de aangifte en de Douane. Een Fenex-machtiging dekt de douanekant, niet automatisch de fiscale vertegenwoordiging.
Wat verandert er als de buitenlandse ondernemer zelf in Nederland gaat zitten?
Zodra er een vaste inrichting is, of een Nederlandse vennootschap de invoer overneemt, vervalt de reden voor fiscale vertegenwoordiging. De ondernemer kan dan zelf btw-aangifte doen en zelf artikel 23 aanvragen. De oude constructie doorgebruiken is slordig: de vertegenwoordiger blijft aansprakelijk voor een stroom die niet meer van hem hoeft te zijn, en de Belastingdienst ziet twee administraties over dezelfde invoer. Plan de overgang. Nieuwe artikel 23-vergunning op de Nederlandse entiteit, nieuwe stamgegevens in de aangiften, opzegging van de vertegenwoordiging per een datum, en een laatste btw-aangifte van de vertegenwoordiger over de zendingen tot die datum. Zendingen die over de knip lopen, zijn de dossiers die later in een verschil tussen Douane en Belastingdienst opduiken. Het omgekeerde komt ook voor: een Nederlandse entiteit die ophoudt te bestaan terwijl de invoer doorgaat vanuit het buitenland. Dan moet de vertegenwoordiging juist weer aan, vóór de eerste zending onder het nieuwe nummer. Achteraf inregelen laat een reeks invoeren achter zonder verlegging en zonder btw-aangifte.