Portbase
Ook bekend als: Port Community System
Portbase is het port community system van de Nederlandse zeehavens. Terminals, rederijen, expediteurs en de Douane wisselen er ladinggegevens mee uit. Voor containers via Rotterdam of Amsterdam is een aansluiting in de praktijk onmisbaar.
Wat is Portbase en wat is het niet?
Portbase is het Nederlandse port community system. Het is geen douanesysteem. DMS en DVA praten met de Douane, Portbase praat met de haven: terminals, rederijen, expediteurs, barge- en railoperators, en via meldingen ook met de Douane. Op basis van het B/L-nummer en het containernummer krijg je terug welk schip de container vervoert, op welke terminal, wat de vaartuigstatus is, wat de containerstatus is, of er een inspectie loopt, en of er een vervolgdocument is aangemaakt. Zonder Portbase zie je die keten niet, en mag een truck in Rotterdam of Amsterdam in de praktijk de terminal niet op of af. De melding in Portbase is verplicht voordat de poort opengaat, zowel inbound als outbound. Behandel Portbase daarom als een derde autoriteit naast Douane en keuring, met eigen meldingen en eigen weigeringen. Een groene IMA zonder groene poort is in Rotterdam een stille container.
Welke meldingen moet je in Portbase doen?
Voor een container die de terminal af moet, is een geldig vervolgdocument nodig. Bij doorvoer is dat het MRN van de T1, dat je in Portbase koppelt aan het containernummer. Bij invoer is dat het MRN van de IMA. Zonder die koppeling weigert de terminal de uitgang, ook als de aangifte in DMS of DVA allang is aanvaard. Daarnaast is er de tracking zelf. Je registreert het B/L, waarna Portbase statusupdates teruggeeft: discharge (gelost op de terminal), inspectie, gate-out. Die events sturen de operationele planning: T1 bij aankomst van het schip, lossingsvergunning als de container de terminal verlaat, IMA daarna. Cargo Controller is de dienst waarmee je een B/L volgt. Eén B/L dekt vaak meerdere containers. Een statuswijziging op het B/L raakt dan alle containers onder dat nummer, niet één dossier. Meld het MRN zodra het er is, niet als de chauffeur onderweg is. De terminal verwerkt de koppeling niet op de seconde van de poort. Een late melding is een geweigerde truck en een extra rit.
Hoe verhoudt Portbase zich tot MyTerminal?
Portbase is de havensbrede laag. MyTerminal is de track-and-trace per terminal, met data die de terminal zelf levert. Die data is in de praktijk actueler, omdat terminals hun stand aan Portbase vaak later doorgeven. Wie alleen Portbase heeft, ziet de boot en de terminal, maar mist soms het moment waarop de container status Departed krijgt. In sommige stromen is dat moment de trigger voor DVA aankomst. Zonder MyTerminal komt die trigger te laat of helemaal niet. De twee vervangen elkaar niet. Portbase is verplicht voor de poortmelding en de Douane-gerelateerde documentkoppeling. MyTerminal is een betaalde extra voor fijnere containerstatus. In veel Rotterdamse ketens staan ze naast elkaar. Neem beide af als de stroom het vraagt. Portbase alleen is de poort. MyTerminal alleen is zicht zonder poortrecht. In Rotterdam heb je het eerste altijd nodig, het tweede als de keten op het uur is gebouwd.
Wat kost Portbase en wie sluit het af?
Portbase is een betaald abonnement. De Douane-koppelingen naar DMS, DVA en CLIENT PD zijn kosteloos. De havenlaag is dat niet. Het abonnement sluit de expediteur of de verlader af, niet de Douane. Zonder abonnement en sleutels is er geen live tracking en geen poortmelding. Dummydata helpt bij het bouwen van een koppeling, niet bij het uitrijden van een container. De kostenstructuur verschilt per dienst. Cargo Controller is de tracking. Er zijn aparte diensten voor import- en exportmeldingen aan de terminal. Welke je nodig hebt, volgt uit de stroom: alleen zicht op aankomst, of ook de verplichte prenotificatie voordat de truck mag rijden. Regel het abonnement voordat de eerste container binnenkomt. Een koppeling zonder sleutels is een scherm met testdata. De terminal laat de truck niet door op een testmelding. Zonder abonnement blijft de container zichtbaar in geen enkel live scherm.
Wat gaat er mis met Portbase in de keten?
De klassieke storing is een MRN dat in DMS of DVA wel bestaat, maar niet in Portbase is gemeld. De aangifte is aanvaard, de container staat vast op de terminal, en niemand ziet waar het stokt totdat de chauffeur bij de poort wordt geweigerd. Een tweede storing is een onvolledige registratie: B/L klopt, containernummer ontbreekt of is verkeerd, of het trailernummer is bij OCR-intake gemist. Een latere correctie in het dossier registreert zich niet vanzelf opnieuw bij Portbase. Een derde is het verlopen van de tracking. Abonnementen en B/L-registraties lopen af. Een zending die weken onderweg is, valt dan stil in het systeem terwijl het schip gewoon vaart. Resync op het B/L is dan de eerste actie, niet een nieuwe aangifte. Corrigeer B/L en containernummer in het dossier en registreer daarna opnieuw. Een stille feed is bijna nooit een storing bij Portbase. Het is een registratie die bij intake onvolledig was en nooit is herhaald.
Hoe gebruik je Portbase naast de douaneaangifte?
Behandel Portbase als de havensleutel, niet als het douanedossier. Het MRN komt uit DMS of DVA. Portbase krijgt dat nummer om de terminal te informeren. De keuringscode komt uit CLIENT PD. Portbase ziet hooguit dat er een inspectie loopt, niet de uitslag van de NVWA. De volgorde is daarmee vast: eerst de aangifte, dan de melding in Portbase, dan de poort. Wie de volgorde omdraait, staat met een truck bij een terminal die het document niet kent. Houd B/L, containernummer en MRN in één dossier. Portbase matcht op B/L en container, de Douane matcht op MRN. Als die drie uit elkaar lopen, faalt de poort ook als elk systeem afzonderlijk groen is. Een dashboard met alleen douanestatus is in de haven niet genoeg. Zet poortmelding, discharge en gate-out naast het MRN. De vraag van de chauffeur is niet of de IMA is aanvaard, de vraag is of de poort open gaat.