Fysieke controle
Ook bekend als: fysieke inspectie, scancontrole
Bij een fysieke controle wil de Douane, of NVWA of KCB, de goederen zien voordat ze worden vrijgegeven. De zending moet beschikbaar blijven tot de inspecteur ter plaatse heeft vrijgegeven.
Wat is een fysieke controle bij invoer?
Een fysieke controle betekent dat iemand de goederen inspecteert voordat de Douane ze vrijgeeft. Dat kan de Douane zelf zijn, of de NVWA of het KCB bij keuringsplichtige zendingen. De container, de trailer of de luchtvrachtzending moet op een locatie blijven waar de inspecteur hem kan zien. Het automatische proces stopt hier. De aangifte is aanvaard, het MRN bestaat, maar vrijgave volgt niet. Er moet een afspraak komen, een inspecteur ter plaatse, en daarna een bericht terug naar het systeem. Tot dat bericht blijft de zending onder toezicht. Dat is iets anders dan een documentcontrole. Bij een documentcontrole blijven de goederen vaak staan tot de stukken zijn beoordeeld, maar er komt niemand kijken. Bij een fysieke controle wel. De planning, de locatie en de openingstijden van de inspectieplek bepalen het tempo, niet de minuutrespons van DMS.
Hoe ontstaat een fysieke controle?
De eerste route is het risicoprofiel van de Douane. Na indiening van de IMA in DMS weegt het profiel goederencode, oorsprong, waarde, partijen en historie. De uitkomst kan een fysieke controle zijn, soms als scan, soms als opening van de zending. Je ziet dat terug als controleresultaat, niet als een geweigerde aangifte. De tweede route is de keuring. Bij plantaardige of veterinaire zendingen stuur je voor aankomst een vooraanmelding via CLIENT PD. De terugkoppeling is code 1 (vrij) of code 2 (keuring). Code 2 betekent dat NVWA of KCB de zending wil zien. Die keuring moet plaatsvinden voordat de invoeraangifte definitief vrijgegeven kan worden. Beide routes kunnen samenvallen. Een zending kan keuringsplichtig zijn en daarnaast door de Douane worden geselecteerd. Plan dan twee inspecties, niet één. De vrijgave van de keurder is niet de vrijgave van de Douane.
Wat moet je doen als een fysieke controle binnenkomt?
Houd de zending beschikbaar. Een container die al naar het hinterland is gereden, moet terug of moet op een vergunde locatie wachten. Wegvoeren na een controleopdracht is een doorbreking van het toezicht. Meld de locatie, het containernummer en het MRN aan de inspectiedienst of aan de Douane, afhankelijk van wie de controle heeft gezet. Plan de inspecteur. Bij NVWA en KCB loopt dat via de keuringsafspraak op de aangewezen locatie. Bij de Douane via het kantoor dat de controle heeft uitgezet. Het geautomatiseerde dossier wacht. Er is geen knop die de controle wegdrukt. Er is een persoon met een agenda. Informeer de opdrachtgever meteen. Bij vers product is een dag extra op de terminal of in de keurloods houdbaarheid. Bij automotive of projectlading is het een gemiste lossing. De boodschap is niet dat de aangifte is afgewezen. De boodschap is dat de goederen gezien moeten worden voordat ze loskomen.
Hoe lang duurt een fysieke controle?
DMS en DVA geven binnen ongeveer een minuut antwoord. Een fysieke controle niet. In de praktijk kan een inspectie nog dezelfde dag plaatsvinden, of de volgende werkdag, afhankelijk van de locatie, het tijdstip van aanmelding en de drukte bij Douane, NVWA of KCB. In het weekend of op een late ETA schuift dat verder. Na de inspectie geeft de inspecteur ter plaatse vrij, vaak op een device op locatie. Dat bericht komt terug in het systeem, waarna de invoeraangifte kan worden vrijgegeven. Zolang dat bericht ontbreekt, blijft de status op controle staan, ook als de inspecteur al is geweest. Bel dan niet alleen de inspecteur. Check of het bericht is geland. Bouw die onzekerheid in de planning. Een truck die een uur na indiening klaarstaat, is bij een fysieke controle te vroeg. Een keuringsplichtige zending zonder buffer tot de houdbaarheidsgrens is een dossier dat je liever een dag eerder aanmeldt dan een dag later.
Wat is het verschil tussen scan, opening en keuring?
Een scancontrole laat de container of de zending door een scanner gaan. De Douane beoordeelt het beeld. Als het beeld past bij de aangifte, volgt vrijgave. Als het beeld vragen oproept, volgt alsnog opening. De zending moet daarvoor naar een scanlocatie, wat een extra rit kan zijn. Opening betekent dat de Douane de deuren opent, colli telt, marks vergelijkt met de paklijst en zo nodig monsters neemt. Dat duurt langer en laat sporen na: verbroken zegels, herberekende pallets, een container die niet meer plug-and-play de warehouse in kan. Plan de lossing pas na herstel van de zegel of na vrijgave van de inspecteur. Een keuring door NVWA of KCB is geen Douanecontrole, ook al houdt ze de vrijgave even hard vast. De keurder kijkt naar plantgezondheid, voedselveiligheid of kwaliteit. De Douane kijkt naar de aangifte. Beide kunnen de zending tegenhouden. Beide moeten groen geven voordat je wegrijdt.
Hoe voorkom je onnodige fysieke controles?
Je voorkomt niet elke controle. Het risicoprofiel is van de Douane, de keuringsplicht volgt uit de goederencode en het land van oorsprong. Wat je wel stuurt, is de kwaliteit van de aangifte. Vage omschrijvingen als goederen of onderdelen, een waarde die niet past bij de code, of een ontbrekend certificaat, zijn standaardredenen voor een controleopdracht. Meld keuringsplichtige zendingen op tijd voor via CLIENT PD. Een vooraanmelding die pas bij ATA de deur uit gaat, laat de keurder geen ruimte en verhoogt de kans dat code 2 de planning raakt. De uitslag van de vooraanmelding, code 1 of 2, hoort in de invoeraangifte thuis. Zonder die code stokt DMS of stokt de vrijgave. Houd de historie schoon. Herhaalde correcties, naheffingen of ontbrekende stukken op dezelfde importeur of dezelfde code voeden het profiel. Een AEO-status van de opdrachtgever verlaagt de kans en geeft voorrang bij de controles die er wel zijn. Dat is een vergunning van de opdrachtgever, niet van de software.