EORI
Ook bekend als: EORI-nummer, Economic Operators Registration and Identification
Een EORI-nummer is het registratienummer waarmee de douane in de hele EU een marktdeelnemer identificeert. Iedereen die douaneaangiften doet of laat doen heeft er een nodig.
Hoe ziet een Nederlands EORI-nummer eruit?
Een Nederlands EORI-nummer bestaat uit de landcode NL gevolgd door het RSIN of het btw-identificatienummer zonder de letters. Voor een bv met btw-nummer NL123456789B01 is het EORI-nummer NL123456789. Het nummer wordt eenmalig toegekend en geldt in de hele EU. Een aparte registratie per lidstaat is niet nodig. Het nummer hangt aan de rechtspersoon, niet aan een vestiging. Een bedrijf met drie magazijnen in Nederland heeft één EORI-nummer. Aangiften vanuit die drie locaties lopen onder hetzelfde nummer. Een filiaal in België van dezelfde bv gebruikt het Nederlandse nummer, tenzij er een aparte Belgische rechtspersoon is. Het nummer is zichtbaar in de EORI-validatie van de Europese Commissie. Daar controleer je of het bestaat, of het actief is, en of de naam klopt. Een nummer dat in je stamgegevens staat maar niet actief is in die validatie, levert een geweigerde aangifte op. Controleer het vóór de eerste zending, niet erna.
Wie heeft een EORI-nummer nodig?
Elk bedrijf dat goederen in- of uitvoert, aangifte doet of laat doen, of een douanevergunning aanvraagt. Ook een buitenlandse partij die in de EU als aangever optreedt heeft er een nodig. De importeur op de IMA, de exporteur op de uitvoeraangifte, de houder van een T1: allemaal een EORI-nummer. Particulieren hebben in de regel geen EORI-nummer nodig; bij een incidentele zending gebruikt de aangever een verzamelnummer. Dat geldt niet voor een eenmanszaak die regelmatig invoert. Zodra je als marktdeelnemer in de aangifte staat, is het nummer verplicht. Bij vertegenwoordiging hebben zowel de opdrachtgever als de aangever een nummer, afhankelijk van de vorm. Bij directe vertegenwoordiging is de opdrachtgever de aangever en moet híj het nummer hebben. Bij indirecte is de vertegenwoordiger zelf aangever. Een machtiging zonder EORI van de juiste partij is een dossier dat stilvalt.
Hoe vraag je een EORI-nummer aan?
In Nederland worden EORI-nummers voor bedrijven met een KVK-inschrijving automatisch aangemaakt op basis van het RSIN. Je hoeft dan niets aan te vragen, alleen te controleren of het actief is. Controleren doe je in de EORI-validatie van de Europese Commissie. Een niet-actief nummer leidt tot een geweigerde aangifte, wat de meest voorkomende oorzaak is van een afgekeurde eerste aangifte voor een nieuwe opdrachtgever. Is het nummer er niet, of is het niet actief, dan vraag je het aan bij de Douane. Dat is een aparte stap naast de KVK-inschrijving. Een bedrijf dat gisteren is opgericht, heeft niet vanzelf een werkend EORI-nummer op de eerste zending van morgen. Voor het Verenigd Koninkrijk heb je een Brits EORI-nummer nodig dat begint met GB. Je EU-nummer werkt daar sinds de Brexit niet meer. Een zending DDP naar het VK zonder GB-nummer komt niet door CDS. Dat is een andere registratie, bij een andere douane, met een andere aanvraag.
Wat controleer je aan een EORI-nummer?
Controleer bij elke nieuwe opdrachtgever of het nummer bestaat en actief is in de EORI-validatie van de Europese Commissie. Een nummer dat niet bestaat of dat is ingetrokken, leidt tot een geweigerde aangifte zonder dat de foutmelding altijd duidelijk maakt waarom. DMS wijst het element aan, niet altijd de onderliggende oorzaak. Controleer daarnaast of de naam en het adres in de EORI-registratie overeenkomen met de gegevens op de aangifte. Een verhuizing die wel bij de KVK maar niet bij de Douane is doorgegeven, levert een mismatch op die pas bij de eerste aangifte zichtbaar wordt. Die mismatch is geen typefout, het is een registratie die achterloopt. Bij een fusie, splitsing of wijziging van rechtsvorm ontstaat een nieuw RSIN en daarmee een nieuw EORI-nummer. Vergunningen lopen niet automatisch mee, wat betekent dat een entrepot- of artikel 23-vergunning opnieuw moet worden aangevraagd. Aangiften onder het oude nummer worden geweigerd vanaf het moment dat het is ingetrokken.
Wat is de relatie met vergunningen en machtigingen?
Alle douanevergunningen worden op het EORI-nummer geregistreerd. Een vergunning artikel 23, een entrepotvergunning of een AEO-status hangt aan dat nummer en niet aan het bedrijf als zodanig. Wijzigt het nummer, dan hangen de vergunningen in de lucht tot ze opnieuw zijn gekoppeld. Bij vertegenwoordiging moet ook de machtiging kloppen. De aangever handelt namens de importeur en heeft daarvoor een schriftelijke machtiging nodig waarin staat of het om directe of indirecte vertegenwoordiging gaat. Dat onderscheid bepaalt wie aansprakelijk is voor de douaneschuld. Directe: de opdrachtgever. Indirecte: de vertegenwoordiger, als medeschuldenaar. In de praktijk is een ontbrekende of verlopen machtiging een van de meest voorkomende redenen dat een dossier stilvalt. Het is administratie die weinig aandacht krijgt tot het moment waarop een controle erom vraagt. Leg de machtiging bij het EORI-nummer in de stamgegevens, met een einddatum, en weiger aangiften als die datum is verstreken.
Wat is het verschil tussen EORI en een btw-nummer?
Een btw-nummer is fiscaal en een EORI-nummer is douanetechnisch. Het Nederlandse EORI-nummer is wel van het btw-nummer afgeleid, maar zonder het B-deel erachter. NL123456789B01 is btw, NL123456789 is EORI. Op een aangifte horen ze in verschillende velden, en het ene nummer invullen waar het andere hoort, is een standaardfout. Een bedrijf kan een btw-nummer hebben zonder ooit een aangifte te hebben gedaan. Het EORI-nummer wordt dan wel automatisch aangemaakt, maar is niet altijd actief. Omgekeerd kan een buitenlandse marktdeelnemer een EORI-nummer hebben zonder Nederlandse btw-registratie. DDP zonder btw-positie is dan een kostenpost, geen voorheffing. Voor artikel 23, de vergunning om de btw bij invoer te verleggen, heb je beide nodig: een EORI-nummer om aangever te zijn, en een btw-registratie om de verlegging te dragen. Het ene nummer is geen vervanging van het andere. Controleer ze los van elkaar.
Wat gaat er mis met EORI-nummers?
De klassieke fout is een nieuwe opdrachtgever waarvan het nummer niet is gecontroleerd. De eerste aangifte wordt geweigerd, de container staat, en de oorzaak is een nummer dat nooit actief is geweest. Controleer het nummer in de EU-validatie bij het inschieten van de klant, niet bij de eerste IMA. De tweede fout is het GB-nummer vergeten bij invoer in het VK, of het NL-nummer gebruiken in CDS. De derde is vergunningen laten lopen op een nummer dat na een fusie is vervallen. De vierde is de naam op de aangifte laten afwijken van de naam in de EORI-registratie, wat bij een documentcontrole een bevinding is. De vijfde is een machtiging op het verkeerde nummer: de moeder in plaats van de dochter, of de oude bv in plaats van de nieuwe. De aangifte gaat er dan soms wel door, tot een controle vraagt om de machtiging en die niet blijkt te dekken wie er op de aangifte staat. Leg EORI, naam, machtiging en vergunning als één set vast.